E-Rechnung mit Excel: Bestehende Rechnungsvorlagen um XRechnung und ZUGFeRD erweitern

Viele Unternehmen schreiben ihre Rechnungen seit Jahren mit einer eigenen Excel Vorlage. Die Datei ist mit der Zeit gewachsen, enthält Stammdaten, Berechnungen, Abschlagsrechnungen, Zahlungsbedingungen und oft auch spezielle Abläufe, die genau auf das Unternehmen zugeschnitten sind.

Mit der E Rechnung entsteht deshalb schnell der Eindruck, diese bewährte Lösung müsse nun durch eine neue Rechnungssoftware ersetzt werden. Das ist in vielen Fällen nicht notwendig.

Eine bestehende Excel Vorlage kann so erweitert werden, dass sie neben der gewohnten Rechnung auch eine XRechnung oder eine ZUGFeRD Rechnung erzeugt. Die eigentliche Herausforderung besteht dabei weniger darin, eine XML Datei zu erstellen. Entscheidend ist, die vorhandenen Rechnungsdaten sauber zu strukturieren und die bisherige Abrechnungslogik korrekt in die Vorgaben der E Rechnung zu übertragen.

Genau das zeigte sich auch bei der Umsetzung einer bestehenden Excel Rechnungsvorlage in einem unserer Projekte.

Die E Rechnung ist vor allem ein Datenthema

Eine klassische Rechnung ist in erster Linie für Menschen gemacht. Ob beispielsweise Postleitzahl und Ort in einer gemeinsamen Zelle stehen oder ein Ansprechpartner einschließlich Telefonnummer als Textzeile im Briefkopf erscheint, spielt für den Empfänger normalerweise keine große Rolle.

Bei einer E Rechnung sieht das anders aus.

XRechnung und ZUGFeRD basieren auf strukturierten Daten. Einzelne Informationen müssen deshalb eindeutig zugeordnet werden können. Aus einem Text wie

„Musterstraße 12, 12345 Musterstadt“

werden beispielsweise mehrere getrennte Angaben.

Ähnliches gilt für Ansprechpartner, Zahlungsinformationen, Steuerangaben und Leistungszeiträume.

Die Umstellung beginnt deshalb nicht mit der Programmierung einer XML Datei, sondern mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Rechnungsvorlage:

Welche Informationen sind bereits vorhanden? Wo befinden sie sich? Sind sie eindeutig strukturiert? Welche Angaben fehlen vollständig? Und welche Informationen werden derzeit lediglich als Bestandteil eines Textes oder einer Grafik ausgegeben?

Erst wenn diese Fragen geklärt sind, lässt sich die E Rechnung zuverlässig erzeugen.

Pflichtangaben, die in bestehenden Vorlagen häufig nicht strukturiert vorliegen

Bei gewachsenen Excel Vorlagen befinden sich viele Angaben zwar auf der Rechnung, aber nicht in einer Form, die sich direkt für eine E Rechnung verwenden lässt.

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann beispielsweise eine Leitweg ID erforderlich sein. Sie dient der eindeutigen Zuordnung des Rechnungsempfängers. Für XRechnungen sind außerdem elektronische Adressen von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vorgesehen. Als elektronische Adresse kann beispielsweise eine E Mail Adresse verwendet werden.

Weitere Informationen, die für die strukturierte Rechnung benötigt werden können, sind unter anderem getrennte Anschriften mit Postleitzahl und Ort, Umsatzsteuer Identifikationsnummer oder Steuernummer, Angaben zu Ansprechpartnern, Zahlungsinformationen einschließlich IBAN sowie das Leistungsdatum oder ein Leistungszeitraum.

Bei öffentlichen Auftraggebern können zusätzlich Bestellnummern, Lieferantennummern, Projekt oder Vertragsreferenzen relevant sein.

In einer normalen Excel Rechnung wurden solche Angaben bisher häufig dort untergebracht, wo gerade Platz war. Für die E Rechnung müssen daraus klar definierte Daten werden.

In unserem Projekt wurde deshalb ein eigener Eingabebereich ergänzt. Unternehmensbezogene Angaben, die sich selten ändern, werden zusätzlich in einem Stammdatenblatt gepflegt. Die vorhandene Rechnungsansicht konnte dadurch weitgehend unverändert bleiben.

Der eigentliche Knackpunkt: Abschlags und Schlussrechnungen

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Abschlags, Teil und Schlussrechnungen.

Bei einer einfachen Rechnung ist die Logik vergleichsweise eindeutig: Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag werden ermittelt und anschließend in die strukturierten Rechnungsdaten übernommen.

Bei einer Schlussrechnung kommen bereits gestellte beziehungsweise bezahlte Abschlagsrechnungen hinzu. Genau hier genügt es nicht, lediglich den Endbetrag in ein XML Feld zu schreiben.

Das Bundesministerium der Finanzen weist ausdrücklich darauf hin, dass die Anforderungen einer klassischen Endrechnung derzeit nicht vollständig im strukturierten Teil einer E Rechnung abgebildet werden können. Als mögliche Lösung wird deshalb die Restrechnung genannt. Bei einer Endrechnung kann die Absetzung bereits vereinnahmter Teilentgelte außerdem in einem beigefügten unstrukturierten Anhang dargestellt werden, sofern im strukturierten Teil ausdrücklich darauf verwiesen wird. Nach dem aktuellen Stand der BMF Informationen kann diese Vorgehensweise auch über den 31. Dezember 2027 hinaus angewendet werden.

Im konkret umgesetzten Excel Projekt war die vorhandene Abrechnungslogik bereits passend aufgebaut. Vorherige Abschlagsrechnungen wurden netto berücksichtigt und die Umsatzsteuer nur auf den noch abzurechnenden Zuwachs ermittelt. Diese Berechnungslogik konnte deshalb weiterverwendet werden. Zusätzlich werden vorausgegangene Rechnungen in den strukturierten Daten referenziert.

Das ist ein gutes Beispiel dafür, warum eine vorhandene Rechnungsvorlage nicht grundsätzlich ersetzt werden muss. Wenn ihre Abrechnungslogik fachlich korrekt aufgebaut ist, kann sie häufig weitergenutzt werden. Die vorhandenen Daten und Berechnungen müssen allerdings eindeutig in die Struktur der E Rechnung übertragen werden.

Bei steuerlichen Einzelfragen, insbesondere zur Behandlung von Abschlags und Schlussrechnungen, sollte die konkrete Vorgehensweise mit der Steuerberatung abgestimmt werden.

Rundungsdifferenzen werden plötzlich sichtbar

Ein weiterer Punkt fällt bei normalen PDF Rechnungen häufig jahrelang nicht auf: Rundungen.

Excel Vorlagen arbeiten teilweise mit Zwischensummen, bereits gerundeten Beträgen und anschließend daraus ermittelten Differenzen. Für den Ausdruck kann das völlig unauffällig sein.

Eine elektronische Rechnung wird dagegen rechnerisch geprüft.

Wenn beispielsweise der ausgewiesene Steuerbetrag nicht mehr zu der zugrunde liegenden Bemessungsgrundlage passt, kann die Validierung eine Abweichung feststellen. Besonders bei mehreren Abschlägen, Zu oder Abschlägen und unterschiedlichen Zwischensummen können sich kleine Rundungsdifferenzen summieren.

Damit wird aus einer scheinbar nebensächlichen Berechnungsfrage plötzlich ein technisches Problem, das dazu führen kann, dass eine Rechnung vom Empfänger nicht akzeptiert wird.

Bei der Umstellung sollte deshalb nicht nur die Ausgabe geprüft werden. Auch die Berechnungswege der bestehenden Vorlage gehören auf den Prüfstand.

Eine Validierung kennt mehr als richtig oder falsch

Die technische Prüfung einer E Rechnung liefert nicht einfach nur das Ergebnis „gültig“ oder „ungültig“.

Validatoren können Meldungen mit unterschiedlicher Bedeutung ausgeben. Dazu gehören Fehler, Warnungen und Hinweise. Diese Unterscheidung ist für eine praxistaugliche Lösung wichtig.

Würde jede Meldung pauschal als schwerwiegender Fehler behandelt, könnten Rechnungen unnötig blockiert werden. Würden Meldungen dagegen grundsätzlich ignoriert, könnten tatsächlich fehlerhafte Rechnungen verschickt werden.

Eine gute Integration wertet deshalb die Ergebnisse der Prüfung aus und macht für den Anwender erkennbar, ob eine Rechnung ausgegeben werden kann oder zunächst korrigiert werden muss.

XRechnung und ZUGFeRD sind nicht einfach zwei Ausgaben derselben Datei

XRechnung und ZUGFeRD orientieren sich beide an der europäischen Norm EN 16931. Trotzdem gelten nicht an jeder Stelle identische Regeln.

Das zeigte sich auch im praktischen Test. Eine Information, die bei der Prüfung einer ZUGFeRD Rechnung erforderlich beziehungsweise zulässig war, führte bei der XRechnung an derselben Stelle zu einem Validierungsproblem, weil dort weitere Angaben zur Anschrift erwartet wurden.

Solche Unterschiede lassen sich nicht zuverlässig allein aus einer Feldliste ableiten. Sie werden häufig erst sichtbar, wenn reale Rechnungen erzeugt und mit den jeweiligen Prüfregeln validiert werden.

Deshalb gehört das Testen verschiedener Rechnungskonstellationen zwingend zur Umsetzung.

Das Rechnungsbild bleibt erhalten

Für den Anwender sollte sich durch die technische Umstellung möglichst wenig ändern.

Die bestehende Excel Vorlage kann weiterhin das gewohnte Rechnungsbild erzeugen. Zusätzliche Informationen für die E Rechnung werden in eigenen Eingabebereichen und Stammdaten hinterlegt.

Wichtig ist dabei, dass Ausdruck und strukturierte Daten aus derselben Datenbasis erzeugt werden. Ein Rechnungsbetrag, eine Anschrift oder eine Bankverbindung darf nicht an zwei voneinander unabhängigen Stellen gepflegt werden.

Gerade bei ZUGFeRD ist diese Trennung wichtig. Die Rechnung besteht aus einer PDF/A 3 Datei, in die die strukturierten XML Rechnungsdaten eingebettet werden. Der Empfänger sieht das PDF, seine Software verarbeitet die XML Daten. Beide Bestandteile müssen inhaltlich zusammenpassen.

Für den Anwender kann der gesamte Vorgang trotzdem einfach bleiben: Rechnung erfassen, prüfen und anschließend über eine Schaltfläche die gewünschte Ausgabe erzeugen.

Je nach Anforderung entstehen daraus eine XRechnung als XML Datei, eine ZUGFeRD Rechnung als PDF/A 3 mit eingebetteten XML Daten sowie weiterhin eine normale PDF Rechnung.

Bestehende Excel und Word Vorlagen für E Rechnungen erweitern

Excel Inside Solutions erweitert vorhandene Rechnungsvorlagen um die Ausgabe von XRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen.

Am Anfang steht dabei nicht die Programmierung, sondern die Analyse der vorhandenen Vorlage. Wir prüfen die vorhandenen Rechnungsdaten und Berechnungen, identifizieren fehlende Angaben und betrachten insbesondere besondere Abrechnungsfälle wie Abschlags, Teil und Schlussrechnungen.

Darauf aufbauend werden die notwendigen Eingabefelder und Stammdaten ergänzt, die strukturierten Rechnungsdaten erzeugt und die technischen Prüfungen integriert. Anschließend werden unterschiedliche Rechnungskonstellationen getestet und die Bedienung dokumentiert beziehungsweise erläutert.

Die hier beschriebenen Praxiserfahrungen stammen aus der Umsetzung einer Excel Rechnungsvorlage. Auch vorhandene Word Vorlagen können grundsätzlich entsprechend erweitert werden. Welche technische Umsetzung sinnvoll ist, hängt dabei vom Aufbau der jeweiligen Vorlage und den vorhandenen Abläufen ab.

Ziel ist nicht, eine bewährte Rechnungslösung neu zu erfinden. Die vorhandene Vorlage soll weiterverwendet werden können und um genau die Funktionen ergänzt werden, die für XRechnung und ZUGFeRD erforderlich sind.

Ihre bestehende Rechnungsvorlage als Grundlage

Wenn Sie Ihre Rechnungen heute mit einer eigenen Excel oder Word Vorlage erstellen, können wir prüfen, wie sich diese um XRechnung und ZUGFeRD erweitern lässt.

Für eine erste Einschätzung genügt in der Regel die vorhandene Rechnungsvorlage sowie eine kurze Beschreibung der verwendeten Rechnungsarten und des bisherigen Ablaufs.