Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Personalarbeit wird immer häufiger, doch die rechtlichen Rahmenbedingungen sind streng. Der AI Act, ein EU-Gesetz zur Regulierung von KI, ist seit August 2024 in Kraft und stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Besonders interessant ist dabei die Abgrenzung zwischen KI-Systemen und herkömmlicher Software wie Excel, die weiterhin eine wichtige Rolle spielt. Verstöße gegen die Vorschriften können hohe Geldstrafen von bis zu 35 Millionen Euro nach sich ziehen.
Risikobasierte Regulierung: Was gilt für KI und was für Excel?
Der AI Act unterscheidet zwischen KI-Systemen und einfacher, regelbasierter Software. KI-Systeme, die auf Machine Learning oder Large Language Models basieren, fallen unter die strengen Vorgaben des Gesetzes. Hingegen sind traditionelle Tools wie Excel, die auf „Wenn-dann“-Logiken beruhen, von der Regulierung ausgenommen. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Excel für Personalprozesse nutzen, nicht die gleichen Compliance-Anforderungen erfüllen müssen wie bei KI-Systemen.
Excel als Alternative zu KI
Excel bleibt eine beliebte Lösung für viele Personalaufgaben, von der Gehaltsabrechnung bis zur Leistungsbewertung. Mit VBA-Programmierung (Visual Basic for Applications) lassen sich komplexe Prozesse automatisieren, ohne in den Hochrisikobereich der KI zu gelangen. Beispielsweise können Unternehmen mithilfe von Excel-Tabellen und VBA-Skripten Bewerberdaten analysieren oder Mitarbeiterleistungen bewerten, ohne die strengen Auflagen des AI Act zu beachten. Dies macht Excel zu einer flexiblen und kostengünstigen Alternative für viele Personalabteilungen.
CE-Kennzeichnung und Compliance bei KI
Für Unternehmen, die dennoch auf KI-Systeme setzen, gelten strenge Regeln. Hochrisiko-KI-Systeme, wie solche zur Bewerberauswahl oder Leistungsbewertung, müssen ein CE-Kennzeichen tragen. Dies bestätigt, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ein Verstoß, etwa durch die Nutzung eines nicht zertifizierten Systems, kann hohe Strafen nach sich ziehen. Ein Beispiel wäre die Verwendung einer KI, um die Reaktionszeiten von Mitarbeitern auf E-Mails zu bewerten, obwohl das System dafür nicht vorgesehen ist.
Schulungen und Datenschutz
Die Einführung von KI-Systemen erfordert umfassende Schulungen der Mitarbeiter. Betriebsanleitungen müssen nicht nur zugänglich sein, sondern auch durch regelmäßige Schulungen vermittelt werden. Zudem müssen die in die KI eingegebenen Daten den vorgesehenen Zwecken entsprechen. So dürfen beispielsweise Krankenstandstage nicht zur Leistungsbewertung herangezogen werden. Die Daten müssen außerdem repräsentativ sein, um Verzerrungen zu vermeiden.
Menschliche Aufsicht und Meldepflichten
Hochrisiko-KI-Systeme müssen stets unter menschlicher Kontrolle stehen. Speziell ausgebildete Data Scientists überwachen den Einsatz und greifen bei Bedarf korrigierend ein. Werden Risiken für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte festgestellt, muss das Unternehmen den Anbieter und die zuständige Behörde informieren. In schwerwiegenden Fällen ist die Nutzung des Systems sofort einzustellen. Protokolle, die von der KI automatisch erstellt werden, müssen mindestens sechs Monate lang aufbewahrt werden.
Information und Mitbestimmung
Vor der Einführung eines KI-Systems müssen die betroffenen Mitarbeiter über dessen Zweck und Funktionsweise informiert werden. Sie haben das Recht, Erklärungen zu den getroffenen Entscheidungen zu erhalten. Zudem ist der Betriebsrat über den Einsatz zu unterrichten. In Österreich ist sogar der Abschluss einer Betriebsvereinbarung erforderlich, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Rechtliche Prüfung und Konsequenzen
Unternehmen sollten den Einsatz von KI im Personalwesen stets rechtlich prüfen lassen. Unwissenheit schützt nicht vor den hohen Strafen, die der AI Act vorsieht. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 35 Millionen Euro oder sieben Prozent des globalen Jahresumsatzes. Eine sorgfältige Compliance-Strategie ist daher unerlässlich, um Risiken zu minimieren und die Vorteile von KI im Personalwesen verantwortungsvoll zu nutzen.
Fazit: Excel als sichere Alternative
Während KI-Systeme immer stärker reguliert werden, bleibt Excel eine zuverlässige und flexible Lösung für viele Personalprozesse. Mit VBA-Programmierung können Unternehmen komplexe Aufgaben automatisieren, ohne in den Hochrisikobereich der KI zu geraten. Für Unternehmen, die rechtssicher und kosteneffizient arbeiten möchten, ist Excel daher eine attraktive Option.
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