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Projektmanagement hat sich in den vergangenen Jahren als eine Nezessität in Unternehmen herauskristallisiert, die erfolgreich sein möchten. Firmen können den erfolgreichen Abschluss eines Projekts nicht länger dem Zufall überlassen. Stattdessen müssen sie diesen mit effizientem Management selbst in die Hand nehmen.
Projektmanagement-Arten: Klassisch, hybrid, agil
Projektmanagement wird laut der DIN-Norm 69901 folgendermaßen definiert:
Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.
Das Projektmanagement ist somit ein Organisations- und Führungskonzept, dessen Ziel es ist, das geplante Projekt möglichst schnell, effizient und hochwertig auszuführen. Um dieses Ziel zu erreichen, durchläuft das Projektmanagement mehrere Phasen: Bei Projektbeginn wird es zunächst definiert, geplant und anschließend durchgeführt.
Die Praxis hat jedoch gezeigt, dass klassisches Projektmanagement immer seltener zum Einsatz kommt. Es wird von hybriden und agilen Varianten ersetzt. Das ergibt eine Umfrage des Freelancer-Portals Gulp.
Klassisches Projektmanagement wird dadurch definiert, dass es klar formulierte Ziele voraussetzt. Diese werden in voneinander abgegrenzte Projektphasen (Meilensteine) aufgeteilt. Die Projektgruppe kann festlegen, wann ein Meilenstein erreicht wurde. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass das Budget von Anfang an genau festgelegt wird.
Eine Alternative zum klassischen Projektmanagement ist die agile Variante. Im Rahmen des agilen Projektmanagements legt das Team selbstständig den Zeitplan fest, die Entwickler arbeiten eigenständig und der Projektmanager ist lediglich ein Moderator. Der bürokratische Aufwand ist beim agilen Projektmanagement gering und soll die Arbeit und das Erreichen des Ziels erleichtern.
Diese Flexibilität scheint Freelancern und Projektanbietern laut der Umfrage zu gefallen. Agiles Projektmanagement schneidet in folgenden Bereichen besser ab als die klassische Variante:
- Kommunikation
- frühzeitiges Erkennen von Fehlern
- Motivation der Teilnehmer
- Qualität der Projektergebnisse
Bei der Einhaltung der Terminvorgaben sind beide Methoden gleich gut. Nachteile hat das agile Projektmanagement lediglich bei der Einhaltung der Budgetvorgaben. Am Ende zählt das Ergebnis des Projektes. Dort liegt die agile Variante dem klassischen Projektmanagement voraus.
Die Umfrage gibt auch einen Blick in die Zukunft. Klassisches Projektmanagement wird von nur fünf Prozent der Umfrage-Teilnehmer infrage kommen. 28 Prozent wollen die agile Version durchführen. Mehr als jeder Zweite hingegen (56 %) wird sich für hybride Modelle entscheiden.
Software zur Unterstützung im Projektmanagement
Projektmanagement ist eine Frage der Organisation und Planung. Für diesen Bereich gibt es inzwischen praktische Helfer in Form von Software. Mit ihrer Hilfe können sich Projektmanager auf die wichtigste Aufgabe konzentrieren: Das Projektziel kommunizieren und das Team dort hinführen.
Wie in vielen Bereichen der Computerwelt sind auch die Projektmanagement-Tools in vielen verschiedenen Varianten erhältlich. Den Anfang machte Microsoft Project, welches als erste Software seiner Art vor über 30 Jahren eingeführt wurde. Inzwischen gibt es viele verschiedene Software-Lösungen, die unterschiedliche Stärken in puncto Fokus, Funktionalität und Ansatz bieten.
Welche der Lösung geeignet ist, hängt immer von der individuellen Situation ab. Es gibt schlanke Einsteiger-Tools, praktische SaaS-Angebote sowie umfangreiche On-Premise-Lösungen, die Unternehmer auf einem lokalen Server betreiben können.
Bevor sich Unternehmer jedoch für eine Software-Lösung entscheiden, sollten sie sich umfassend mit dem Thema Projektmanagement befassen. Bei Haufe gibt es dazu 23 verschiedene Bücher, die verschiedene Themengebiete des Projektmanagements behandeln: Angefangen bei einer allgemeinen Einführung über Informationen zum Projektteam bis hin zu Tipps, wie man Projekttermine und -kosten in den Griff bekommt.
Abseits von speziellen Softwarelösungen kann natürlich auch Excel für Projektmanagement verwendet werden. Hier hat sich unter anderem die Erweiterung SmartTools Projektplan bewährt. Sie funktioniert mit allen Excel-Versionen ab 2002.
Zusammenfassung
Unternehmen, die langfristig erfolgreich sein möchten, kommen um Projektmanagement nicht herum. Dabei gibt es keine allgemeine Lösung für jede Firma. Stattdessen müssen Unternehmer eigenständig herausfinden, welche Art des Projektmanagements zu ihrem Unternehmen passt und wie sie diese am besten umsetzen. Die Umsetzung kann mit simplen Projektplänen im XLS-Format oder speziellen Softwarelösungen erfolgen, die auf dem eigenen Server laufen.
