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Das Thema Buchhaltung ist für viele Unternehmer ein Graus. Kommt es dann zum Monats- oder Jahresabschluss, ist der Spaß ganz vorbei und es wird kurzerhand ein Buchhalter eingestellt, der sich mit dem Steuerberater auseinandersetzt. Doch wenn man sich ein wenig mit der Thematik beschäftigt, ist die Buchhaltung gar nicht so kompliziert, wie angenommen. Einige Vorbereitungen für buchhalterische Abschlüsse können selbst vorgenommen werden, was enorme Kosten sparen kann. Die Gewinn- und Verlustrechnung, auch GuV genannt, hört sich kompliziert an, sieht kompliziert aus, ist es aber grundsätzlich nicht. Die GuV kann sogar sehr übersichtlich mit Microsoft-Excel erstellt werden.
Excel als Buchhaltungstool?
Eines vorab - Exceldateien sind nicht GoBD-konform. Bedeutet im Klartext: Für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht steuerrechtlich relevanter Belege und Daten ist eine Exceldatei nicht geeignet. Allerdings dürfen Sie durchaus die vorbereitende Buchhaltung mit der Tabellenkalkulation erstellen. Der Vorteil ist hierbei, dass Sie sehr übersichtliche Daten erhalten, die Sie auf Wunsch auch noch mit Diagrammen und Statistiken versehen können. Die Archivierung und Aufbewahrung Ihrer Buchhaltung muss dann jedoch über ein dafür vorgesehenes Buchhaltungsprogramm erfolgen, da die Daten nicht veränderbar sein dürfen.
Erstellung des Grundgerüstes
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist im Grunde eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. So kann im Gesamtergebnis festgestellt werden, ob für einen bestimmten Zeitraum ein Gewinn oder Verlust erwirtschaftet wurde. Wichtig dabei ist, jeden Eintrag belegen zu können.
In der ersten Spalte der Datei werden die Bezeichnungen der Einnahmen und Ausgaben untereinander aufgeführt. Beginnen Sie mit den Erträgen, wie Verkäufe und sonstige Erlöse. Haben Sie alle Ertragsbezeichnungen aufgeführt, lassen Sie 2 Zeilen frei. Eine Zeile wird die Summenzeile werden. Die zweite Zeile wird eine Leerzeile, um die Erträge und Betriebsausgaben optisch voneinander zu trennen. Darunter beginnen Sie nun mit der Zeilenbeschriftung aller Betriebsausgaben, wie Löhne und Gehälter, Büromaterial, Miete, Werbung etc. Die Spalten, beginnend ab Spalte B, beschriften Sie nun nach Monaten auf Höhe der Überschrift Erträge und Betriebsausgaben - also Spalte B Februar, Spalte C März usw. Ihre GuV hat nun ein Grundgerüst und möchte mit Zahlen gefüttert werden.
Die Fütterung Ihrer GuV
Nun summieren Sie Ihre entsprechenden Erträge und Betriebsausgaben je Monat auf und tragen das Ergebnis in die richtige Zeile/Spalte der jeweiligen Bezeichnung ein. Wenn Sie bereits die Summenformel in der Summierungszeile hinterlegt haben, werden sich diese nun mit jedem Eintrag verändern.
Unter die Zeilen der Erträge und Betriebsausgaben hinterlegen Sie nun je Spalte eine Formel, welche die Gesamt-Betriebsausgaben von den Gesamt-Erträgen abzieht. Entsteht ein positiver Wert, haben Sie einen Gewinn und bei einem negativen Wert entsprechend einen Verlust erwirtschaftet.
Keine Angst vor dem Unbekannten
Ihr Steuerberater und das Finanzamt werden Ihnen bei der Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung gerne behilflich sein, falls Sie Fragen haben. Man wird Sie damit nicht allein lassen. Die GuV größerer Unternehmen kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und andere Ausmaße annehmen. Hier ist es tatsächlich sinnvoll, einen entsprechenden Buchhalter einzustellen, der alle buchhalterischen Angelegenheiten für Sie erledigt. Auch wenn die GuV nur einmal im Jahr zum Jahresabschluss erstellt werden muss, wird in vielen großen Unternehmen ein Monatsabschluss und somit eine monatliche Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. So erhält der Unternehmer bereits vorher einen Einblick, wie sich das Geschäftsjahr entwickeln wird, und kann entsprechend zeitnah reagieren.
Selbst wenn Sie sich überhaupt nicht mit dem Thema GuV auseinandersetzen möchten und Sie von Anfang an ausschließlich Buchhalter oder Steuerberater damit beauftragen, ist es sinnvoll, sich einmal intensiv damit zu beschäftigen und die Zahlen ständig im Auge zu behalten. Nur so wissen Sie, wo Ihr Unternehmen steht und kön
