Automatisierte Berichterstellung: Wie KI Berichte auf Basis von Excel-Daten automatisch generieren kann

Die manuelle Erstellung von Berichten kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, besonders wenn Sie regelmäßig große Datenmengen analysieren und diese in Text- oder grafischer Form präsentieren müssen. Künstliche Intelligenz (KI) ermöglicht es, Berichte auf Basis von Excel-Daten automatisiert zu erstellen – inklusive Textzusammenfassungen und visueller Darstellungen wie Diagrammen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie mithilfe von KI-Tools automatisierte Berichte generieren können, um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Was ist eine automatisierte Berichterstellung mit KI?

Automatisierte Berichterstellung mit KI umfasst die Nutzung von maschinellem Lernen und Natural Language Processing (NLP), um strukturierte Daten aus Excel in verständliche Berichte umzuwandeln. Die Berichte können nicht nur Zahlen und Diagramme enthalten, sondern auch automatisch generierte Textzusammenfassungen, die wichtige Erkenntnisse hervorheben. Excel bietet hierfür integrierte Funktionen sowie die Möglichkeit, externe KI-Dienste wie Power BI oder Python zu nutzen, um diesen Prozess zu automatisieren.

Beispiel 1: Automatisierte Berichterstellung mit Power BI und Excel

Power BI ist ein leistungsstarkes Tool von Microsoft, das es Ihnen ermöglicht, Daten aus Excel zu importieren und auf Basis dieser Daten automatisierte Berichte zu erstellen.

Schritt 1: Daten aus Excel in Power BI importieren

• Öffnen Sie Power BI und importieren Sie Ihre Excel-Daten über „Daten abrufen“ → „Excel“.
• Wählen Sie die Tabelle oder den Datenbereich aus, den Sie in den Bericht einfließen lassen möchten.

Schritt 2: Bericht erstellen

• In Power BI können Sie nun Visualisierungen wie Balken-, Linien- oder Tortendiagramme erstellen, indem Sie die Spalten Ihrer Excel-Daten den gewünschten Visualisierungen zuordnen.
• Anschließend können Sie KI-gestützte Funktionen wie „Fragen an Ihre Daten“ nutzen, um Power BI automatisch eine Textzusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse generieren zu lassen. Diese Funktion verwendet NLP, um Fragen wie „Welche Region hatte den höchsten Umsatz?“ zu beantworten.

Schritt 3: Bericht veröffentlichen

• Sobald der Bericht fertiggestellt ist, können Sie ihn mit einem Klick veröffentlichen oder als PDF exportieren, um ihn mit Ihrem Team zu teilen. Power BI aktualisiert den Bericht automatisch, wenn sich die zugrunde liegenden Excel-Daten ändern.

Weitere Informationen zu Power BI und der Erstellung von Berichten finden Sie hier.

Beispiel 2: Automatisierte Textzusammenfassungen in Excel mit Python und OpenAI

Durch die Kombination von Excel und Python können Sie mithilfe von Natural Language Processing (NLP) automatisch Textzusammenfassungen von Daten erstellen. Eine leistungsfähige Methode hierfür ist die Nutzung der OpenAI API, um automatisch Text basierend auf Excel-Daten zu generieren.

Schritt 1: Python und die OpenAI API einrichten

• Installieren Sie Python sowie die benötigten Bibliotheken (openai, pandas, openpyxl), um auf die OpenAI API zuzugreifen und Excel-Daten zu verarbeiten.
• Erstellen Sie ein OpenAI-Konto und generieren Sie einen API-Schlüssel.

Schritt 2: Daten importieren und Textzusammenfassungen generieren

• Erstellen Sie ein Python-Skript, das Ihre Excel-Daten lädt und über die OpenAI API automatisch eine Zusammenfassung der Daten erstellt.

Beispielcode für Python:

import openai
import pandas as pd

# API-Schlüssel und Excel-Datei laden
openai.api_key = "Ihr_OpenAI_API_Schlüssel"
df = pd.read_excel('daten.xlsx')

# Daten in einen Text umwandeln, den die KI verarbeiten kann
daten_text = df.to_string()

# Anfrage an OpenAI API zur Textzusammenfassung
response = openai.Completion.create(
 engine="text-davinci-003",
 prompt=f"Fassen Sie die folgenden Daten zusammen: {daten_text}",
 max_tokens=150
)

# Ausgabe der Zusammenfassung
print(response.choices[0].text.strip())

  

Schritt 3: Ergebnis interpretieren

• Die KI liefert Ihnen automatisch eine Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse aus Ihren Excel-Daten, die Sie in Ihren Bericht einfügen können.

Eine detaillierte Anleitung zur Nutzung von Python und OpenAI finden Sie hier.

Beispiel 3: Automatisierte Diagrammerstellung und Berichtserstellung mit VBA

In Excel können Sie mit Visual Basic for Applications (VBA) automatisierte Berichte erstellen, die sowohl Textzusammenfassungen als auch Diagramme enthalten.

Schritt 1: VBA-Makro erstellen

• Erstellen Sie ein Makro, das Ihre Excel-Daten analysiert, automatisch Diagramme erstellt und eine Textzusammenfassung in Ihr Tabellenblatt einfügt.

Beispielcode für VBA:

Sub BerichtErstellen()
 ' Daten analysieren und Diagramm erstellen
 Dim ws As Worksheet
 Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Daten")

 ' Diagramm hinzufügen
 Charts.Add
 ActiveChart.SetSourceData Source:=ws.Range("A1:B10")
 ActiveChart.ChartType = xlLine

 ' Textzusammenfassung hinzufügen
 ws.Range("D1").Value = "Die Verkäufe stiegen im letzten Quartal um 15 %."
End Sub

  

Schritt 2: Bericht erstellen und verteilen

• Führen Sie das Makro aus, um automatisch einen Bericht zu erstellen, der sowohl ein Diagramm als auch eine einfache Textzusammenfassung enthält.
• Dies ermöglicht es Ihnen, Berichte schnell und effizient zu generieren, ohne manuell Diagramme zu erstellen oder Text zu verfassen.

Eine Einführung in die Erstellung von VBA-Makros finden Sie hier.

Fazit

Die automatisierte Berichterstellung mit KI in Excel bietet eine große Zeitersparnis und reduziert Fehler, die bei manuellen Berichten auftreten können. Sie können eine Vielzahl von Tools und Techniken nutzen, um Berichte automatisch generieren zu lassen, einschließlich Textzusammenfassungen und Visualisierungen.

Vorteile der automatisierten Berichterstellung:

• Zeitersparnis: Berichte lassen sich in wenigen Minuten generieren, ohne dass Sie jede Grafik oder Textzusammenfassung manuell erstellen müssen.
• Skalierbarkeit: Sie können automatisierte Berichte für beliebig große Datenmengen erstellen und regelmäßig aktualisieren.
• Präzision: KI-gestützte Berichterstellung minimiert Fehler und liefert genauere Analysen.
• Anpassbarkeit: Durch die Nutzung von Power BI, Python oder VBA können Sie Berichte auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden.

Weiterführende Ressourcen:

• Power BI: Automatisierte Berichte erstellen
• OpenAI API: Textgenerierung und Zusammenfassung
• VBA in Excel: Einführung und Beispiele

Mit diesen Techniken und Tools können Sie die Berichterstellung in Ihrem Unternehmen oder Team effizienter gestalten und mehr Zeit für strategische Entscheidungen gewinnen. Probieren Sie die beschriebenen Ansätze aus und erleben Sie, wie KI Ihre Arbeitsabläufe in Excel transformieren kann.