E-Mail-Versand bei Erfüllung einer Bedingung in Excel

Die Automatisierung des E-Mail-Versands ist eine praktische Funktion, die Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten kann. Besonders in Excel, einem vielseitigen Werkzeug für die Datenverwaltung, können Sie mithilfe von VBA (Visual Basic for Applications) einen automatisierten Versand einrichten, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Automatisierung umsetzen können.

Einsatzmöglichkeiten

Diese Funktion eignet sich besonders in folgenden Szenarien:

• Versenden von Erinnerungen bei überfälligen Rechnungen.
• Informieren eines Teams über kritische Schwellenwerte (z. B. Lagerbestand).
• Automatische Benachrichtigung bei Erreichen von Projektmeilensteinen.

Grundlagen und Voraussetzungen

Für diese Automatisierung benötigen Sie:

1. Excel: Mit aktiviertem VBA-Editor.
2. Outlook: Als Standard-E-Mail-Client auf Ihrem Computer.
3. VBA-Kenntnisse: Ein Grundverständnis der VBA-Syntax.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Vorbereitungen in Excel

Erstellen Sie eine Tabelle mit den relevanten Daten, beispielsweise:

Name	Fälligkeitsdatum	Status
Projekt A	15.01.2025	Offen
Projekt B	20.01.2025	Erledigt

Fügen Sie eine Bedingung hinzu, die den E-Mail-Versand auslösen soll. In unserem Beispiel soll eine E-Mail versendet werden, wenn der Status einer Aufgabe "Offen" ist und das Fälligkeitsdatum älter als das heutige Datum ist.

2. VBA-Code einfügen

1. VBA-Editor öffnen: Drücken Sie Alt + F11, um den VBA-Editor zu starten.
2. Modul hinzufügen: Wählen Sie "Einfügen" > "Modul".
3. Code einfügen: Kopieren Sie den folgenden Code in das Modul:

Sub AutomatischerEmailVersand()
 Dim OutlookApp As Object
 Dim MailItem As Object
 Dim ws As Worksheet
 Dim letzteZeile As Long
 Dim i As Long

 ' Arbeitsblatt definieren
 Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Tabelle1")
 letzteZeile = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

 ' Outlook-Anwendung starten
 Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")

 For i = 2 To letzteZeile
 If ws.Cells(i, 3).Value = "Offen" And ws.Cells(i, 2).Value < Date Then
 ' Neue E-Mail erstellen
 Set MailItem = OutlookApp.CreateItem(0)
 With MailItem
 .To = "Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein."
 .Subject = "Fällige Aufgabe: " & ws.Cells(i, 1).Value
 .Body = "Die Aufgabe " & ws.Cells(i, 1).Value & " ist seit " & ws.Cells(i, 2).Value & " fällig."
 .Send
 End With
 End If
 Next i

 ' Objekte freigeben
 Set MailItem = Nothing
 Set OutlookApp = Nothing

 MsgBox "E-Mails wurden versendet!"
End Sub

3. Makro ausführen

1. Speichern Sie die Arbeitsmappe als Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm).
2. Kehren Sie zu Excel zurück und drücken Sie Alt + F8, um das Makro auszuwählen.
3. Klicken Sie auf Ausführen.

Wichtige Hinweise

• Sicherheitsrichtlinien: Stellen Sie sicher, dass Ihre Makroeinstellungen das Ausführen von VBA-Code zulassen.
• Outlook-Einstellungen: Je nach Sicherheitseinstellungen in Outlook müssen Sie den Versand eventuell bestätigen.
• Testen: Führen Sie das Makro zuerst mit Testdaten durch, um Fehler zu vermeiden.

Fazit

Mit diesem Ansatz können Sie E-Mails direkt aus Excel heraus versenden, sobald eine definierte Bedingung erfüllt ist. Diese Automatisierung spart Zeit und reduziert die manuelle Bearbeitung. Passen Sie den Code je nach Bedarf an, um ihn optimal in Ihre Arbeitsprozesse zu integrieren.