Automatisches Aktualisieren von Datumswerten bei neuen Einträgen in Excel

In vielen Szenarien ist es hilfreich, automatisch festzuhalten, wann ein bestimmter Wert zuletzt geändert wurde. Sei es zur Dokumentation von Änderungen, für Berichte oder zur Nachverfolgung von Aktualisierungen – Excel bietet Möglichkeiten, das Datum einer letzten Änderung automatisch zu erfassen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie dies mit einer Kombination aus Formeln und Makros einrichten können.

1. Hintergrund: Wozu dient ein automatisches Änderungsdatum?

Ein automatisches Änderungsdatum ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen in einer Tabelle. So können Sie auf einen Blick erkennen, wann ein bestimmter Wert zuletzt aktualisiert wurde. Besonders im Teamwork oder in großen Datenbanken ist es nützlich zu wissen, wann der letzte Eintrag oder eine Änderung vorgenommen wurde.

2. Automatische Aktualisierung des Änderungsdatums mit VBA

Da Excel-Formeln allein nicht in der Lage sind, automatisch das Datum in einer Zelle zu ändern, wenn eine andere Zelle bearbeitet wird, greifen wir auf VBA (Visual Basic for Applications) zurück. Ein einfaches VBA-Makro kann überwachen, wann eine Änderung in einer bestimmten Zelle vorgenommen wird, und das Änderungsdatum automatisch aktualisieren.

Schritt 1: VBA-Makro erstellen

Öffnen Sie den VBA-Editor, indem Sie ALT + F11 drücken. Fügen Sie den folgenden Code in das Arbeitsblattmodul (nicht in ein Standardmodul) ein, in dem die Änderungen überwacht werden sollen.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 Dim ÄnderungsZelle As Range
 ' Definieren Sie die Zelle, die Sie überwachen möchten
 Set ÄnderungsZelle = Me.Range("A2:A100") ' Bereich, in dem die Änderungen überwacht werden sollen

 ' Prüfen, ob die geänderte Zelle im definierten Bereich liegt
 If Not Intersect(Target, ÄnderungsZelle) Is Nothing Then
 ' Speichern Sie das aktuelle Datum in der entsprechenden Zelle neben der geänderten Zelle
 Target.Offset(0, 1).Value = Now
 End If
End Sub

Dieser Code bewirkt Folgendes:

• Jedes Mal, wenn ein Eintrag in den Zellen A2 bis A100 geändert wird, wird in der Zelle daneben (B2 bis B100) automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit eingetragen.
• Die Now-Funktion speichert das genaue Datum und die Uhrzeit der Änderung. Sollten Sie nur das Datum benötigen, ersetzen Sie Now durch Date.
  
  

Schritt 2: Speichern und Aktivieren des Makros

Nachdem Sie den Code eingefügt haben, speichern Sie die Arbeitsmappe als Makro-fähige Datei (Dateityp: .xlsm). Aktivieren Sie anschließend die Makros in Ihrer Arbeitsmappe, damit der Code bei jeder Änderung ausgeführt wird.

3. Einsatzmöglichkeiten und praktische Anwendung

Diese Methode ist besonders nützlich in Szenarien, bei denen Änderungen dokumentiert werden müssen, wie beispielsweise:

• Projektmanagement: Nachverfolgen von Aktualisierungen und Fortschritten in einem Projekt.
• Inventarlisten: Überwachung der letzten Änderungen, um sicherzustellen, dass alle Bestandsdaten aktuell sind.
• Kundendaten: Verfolgen der letzten Bearbeitung von Kundeneinträgen, um veraltete Informationen zu vermeiden.
  
  

4. Wichtige Hinweise zur Verwendung

• Bereiche anpassen: Sie können den Bereich anpassen, den das Makro überwachen soll. Ändern Sie einfach Set ÄnderungsZelle = Me.Range("A2:A100") in einen anderen Bereich, falls erforderlich.
• Nur Datumsangaben: Wenn Sie ausschließlich das Datum ohne Uhrzeit eintragen möchten, ändern Sie Now auf Date.
• Zellenschutz: Wenn bestimmte Zellen nicht bearbeitet werden sollen, können Sie Zellenschutz aktivieren, um Änderungen nur in den vorgesehenen Bereichen zuzulassen.

Mit dieser Methode können Sie sicherstellen, dass Ihre Datensätze stets aktuell sind und alle Änderungen automatisch erfasst werden. Dies ist besonders hilfreich in dynamischen Arbeitsblättern, bei denen Daten regelmäßig aktualisiert werden.