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Soll eine Sicherheitskopie von Arbeitsmappen angelegt werden, bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. So lässt sich etwa die in Windows integrierte Funktion des Kopierens der entsprechenden Arbeitsmappe einfach realisieren. Entweder über die verfügbare Option „Kopieren“ und im Anschluss am Sicherungsort „Einfügen“ oder simpel via Drag-and-drop. Doch ebenfalls ist es möglich, eine solche Kopie direkt über Excel auszuführen. Generell stehen hierbei zwei Optionen zur Auswahl:- Automatische Sicherheitskopie beim Speichern anlegen
- Manuelle Sicherheitskopie erstellen
Allem voran sollte als Sicherungsmedium, je nach Wichtigkeit der zu sichernden Daten auf eine externe Lösung zurückgegriffen werden. Ein externes Laufwerk, ein USB-Speicher oder eine Speicherkarte erfüllen diesen Zweck hervorragend. Diese können allesamt bei Bedarf vom eigenen System zur Sicherheit getrennt werden. Zudem ist bei sensiblen Daten eine Passwortsicherung sinnvoll. Hierfür bietet sich ein zuverlässiger und professioneller Passwort-Manager an. Schließlich sollten die Backups möglichst mit verschiedenen Passwörtern geschützt werden, um potenziell mehr Sicherheit gewährleisten zu können. Ein Passwort-Manager hilft dabei, diese zu organisieren und sie aufzubewahren. Ebenfalls können die erzeugten Passwörter in der Folge mit anderen Geräten synchronisiert werden und sind somit immer dort verfügbar, wo sie benötigt werden.
Automatische Sicherheitskopie beim Speichern anlegen
Um eine Sicherheitskopie immer dann anzulegen, wenn die Speicherung der aktuellen Arbeit erfolgt, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. Hierzu wird erst das Kommando „Speichern unter“ aufgerufen. Über Datei und „Tools“ oder „Extras“ geht es auf „Allgemeine Optionen“. Hier findet sich das Kästchen „Sicherungsdatei erstellen“, in dem ein Haken gesetzt wird. Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK muss noch ein Verzeichnis und ein Dateiname gewählt werden. Mit dem anschließenden Speichern wird ab dann immer eine Sicherungskopie angelegt, wenn die aktuelle Arbeit gespeichert wird.
Manuelle Sicherheitskopie erstellen
Um eine Sicherheitskopie der aktuellen Arbeitsmappe anzulegen, geht es abermals über „Datei“ auf „Speichern unter“. Hier wieder über „Tools“ oder „Extras“ auf „Allgemeine Optionen“ und ebenfalls das Kästchen „Sicherungsdatei erstellen“ aktivieren. Im Anschluss auf das Klicken der „OK"-Schaltfläche müssen abermals ein Dateiname und ein Verzeichnis gewählt werden. Abschließend wird die Arbeitsmappe noch gespeichert. Die Dateiendung lautet in der Folge auf „.xlk“.
Zugegen, es gibt noch eine dritte Option. Mit dieser lassen sich Arbeitsmappen etwa automatisch speichern, wenn diese geschossen werden oder aber, wenn eine längere Zeitspanne keine Änderung stattfindet. Hierzu ist es jeweils nötig, über „Extra“ und „Makro“ den „Visual Basic Editor“ zu nutzen. Hier muss auf „Diese Arbeitsmappe“ geklickt werden. Anschließend gilt es folgenden Code zu erfassen:
Private Sub Workbook_Close()
Dim Altname As String, Neuname As String, Pfad As String
Pfad = "C:\Daten"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
If Right$(Pfad, 1) <> "\" Then Pfad = Pfad + "\"
Neuname = Pfad & Format(Now, "YYYY-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Filename:=Neuname
Workbooks.Open (Altname)
ThisWorkbook.Close
End Sub
Für das Speichern bei einer zeitabhängigen Nichtnutzung bietet sich folgender Code an:
Dim altezeit Private Sub Workbook_Open() On Error Resume Next neuezeit = Time + TimeSerial(0, 1, 0) Application.OnTime EarliestTime:=altezeit, Procedure:=”Schließen”, Schedule:=False altezeit = neuezeit Application.OnTime neuezeit, “Schließen” End Sub
Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) On Error Resume Next neuezeit = Time + TimeSerial(0, 1, 0) Application.OnTime EarliestTime:=altezeit, Procedure:=”Schließen”, Schedule:=False altezeit = neuezeit Application.OnTime neuezeit, “Schließen” End Sub
