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Es gibt vielfältige Einstellmöglichkeiten in Excel, über komplexe Formeln lassen sich umfangreiche Berechnungen aller Art durchführen. Wer als Erstanwender mit der Tabellenkalkulation in Kontakt kommt, erlernt meist nur für die eigene Tätigkeit notwendige Funktionen und sitzt ratlos vor dem Computermonitor, sobald es um spezifische Anwendungen geht. Ein großer Vorteil von Excel ist die Übertragbarkeit der erstellten Daten in ganz unterschiedliche Anwendungen, wobei das Erstellen von Serienbriefen eine der einfachsten Funktionen der Tabellenkalkulation darstellt.
Werden Excel Aufträge programmiert, lassen sich die erstellten Werte aus der Tabelle leicht auch grafisch darstellen, was für kleine und große Unternehmen eine enorme Zeitersparnis bedeuten kann. Wer keine eigenen Mitarbeiter für die Tabellenkalkulation beschäftigen möchte oder kann, greift einfach auf die kostengünstige Möglichkeit einer externen Excel Programmierung zurück und beauftragt einen freien Mitarbeiter mit der individuellen Excel Automatisierung. Dies hat den Vorteil, dass umfangreiche Mitarbeiterschulungen entfallen und bei Problemen mit Excel oder den Makros immer sofort ein Spezialist um Rat gefragt werden kann.
Excel bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten, die weit über den normalen Büroalltag hinausgehen
Die Tabellenkalkulation von Microsoft lässt sich in vielen Branchen für ganz spezielle Bereiche einsetzen, wobei der Funktionsumfang enorm und überaus vielfältig ist. Es lassen sich in VBA (Visual Basic for Applications) vereinfachte Schleifen in Excel verwenden, welche in einer ähnlichen Form auch beim Webseiten Scripting mit PHP oder bei der Programmierung von komplexer Software zum Einsatz kommen. So lassen sich in Excel Zustände beschreiben, welche über „if … then“, also eine Wenn-Dann-Abfrage gelöst werden. Zu den meistgenutzten Excel-Standardfunktionen zählen neben einer einfachen Berechnung von Summen oder Differenzen zum Beispiel:
- Die Ausgabe eines Mittelwertes anhand der eingegebenen Teilergebnisse (gerundet oder exakt)
- Logische Funktionen, die einen Zustand mit „true“ oder „false“ beschreiben, also den Wahrheitsgehalt ausgeben
- Excel Programmierung mit „und“, „oder“ „nicht“ sowie „wenn … dann“
- Die Funktion SVERWEIS(), welche komfortabel für Sie nach Werten aus Tabellen oder Dokumenten sucht und diese in einer anderen Tabelle zusammenfasst
Excel und NAS Server im Büroalltag sinnvoll kombinieren
Über leistungsfähige NAS Server lassen sich Daten sicher auslagern. Dabei ist ein wesentlicher Vorteil, dass Zugriffsrechte vergeben werden können, sodass in manchen Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter entfallen kann. Dieser wird nach der aktuellen Gesetzeslage nämlich erst dann verpflichtend benötigt, wenn eine gewisse Anzahl an Mitarbeitern ständig auf personenbezogene Daten zugreifen kann. Durch die Auslagerung von Geschäftsdaten in eine Cloud ist es außerdem möglich, dass die Mitarbeiter von überall aus auf diese zugreifen können, also auch von einem mobilen Endgerät oder dem PC zu Hause, falls dies einmal nötig sein sollte.
Es ist nicht notwendig, dass jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter die entsprechenden Kundendaten jederzeit mit sich führt, etwa auf einer externen Festplatte oder einem Speicherstick. Dies erleichtert die Arbeit ungemein und macht Prozesse nicht nur transparenter, sondern vor allem auch sicherer. Allerdings können auch moderne NAS Server derzeit noch keinen allumfassenden Schutz gegen Datendiebstahl oder -missbrauch liefern. Alle Informationen rund um NAS-Server und wie sich monatlich Gebühren für die Installation und Nutzung einsparen lassen, erfahren Sie in diesem kostenlosen Ratgeber auf Hardwarevergleich24.de.
Wofür wird Excel im Büro genutzt? Sinnvolle und optionale Möglichkeiten in der Tabellenkalkulation
Es ist im privaten Bereich zum Beispiel möglich, Excel so zu programmieren, dass die eigene Lebenszeit in Tagen oder Minuten wie auch in Sekunden ausgegeben werden kann. Dazu wird einfach das Geburtsdatum eingegeben, die Berechnung führt Excel anhand der hinterlegten Formeln und Funktionen innerhalb eines Augenblicks durch. Diese Spielerei lässt sich von erfahrenen Excel-Entwicklern in wenigen Minuten programmieren, wobei sich die Auswertung auf Wunsch auch grafisch darstellen lässt.
Weit gebräuchlicher ist die Tabellenkalkulation, um Serienbriefe zu erstellen, bei denen nicht nur Name, Anschrift und Kundennummer automatisch eingefügt werden können, sondern auch zum Beispiel die Bezeichnung des Produkts oder besondere Eigenheiten zur Auftragsabwicklung lassen sich in den Brieftext automatisiert einfügen. Wer mehrere Kunden und Mitarbeiter zuzuordnen hat, zum Beispiel beim Erstellen eines Stundenplans in der Schule oder bei der Planung in einem Sportverein, kann dies mit der ausgeklügelten Tabellenkalkulation in einer rascheren Geschwindigkeit erreichen, ohne dass viele kluge Köpfe im Team nach einer für alle Beteiligten passenden Lösung suchen müssen.
Für die Buchhaltung im privaten wie im geschäftlichen Bereich ist Excel ohne tiefgehende Kenntnisse in Programmierung jederzeit einsetzbar und erleichtert die Vorarbeit für den Steuerberater. Dabei kann es zum einen das Führen eines Fahrtenbuchs des Dienstwagens erleichtern, aber auch jede Tankquittung oder jedes Geschäftsessen lassen sich unterwegs über das Smartphone bequem in eine bestehende Tabelle einfügen. Sie sammeln dann nur noch alle Belege für das Finanzamt und übergeben Ihre Dokumentation übersichtlich und gut strukturiert Ihrem Steuerberater zur Weiterverarbeitung.
