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Microsoft Excel ist eines der besten Programme zum Erstellen von Angeboten. Die vielen Funktionen und Tools erleichtern dem Kunden den Umgang mit den eigenen Dokumenten. Durch Anwendung von VBA-Programmierung und Automatisierung geht es sogar noch einfacher.
Excel richtig nutzen
Die Office-Lösung von Microsoft nimmt einem nicht die gesamte Arbeit ab. Sie sollten einige wichtige Schritte bei der Angebotserstellung beachten. Eine Vorlage kann dabei helfen, auf der rechtssicheren Seite zu sein und professionell zu wirken. Schließlich dient das Angebot auch als eine Art von Visitenkarte. Gerade für junge Unternehmen kann es schwierig sein, Auftraggeber heranzuziehen. Ein professionelles und funktionales Angebot mit Excel hilft dabei, sich als verlässlichen Partner kenntlich zu zeigen.
Mit einem guten Angebot in Excel erleichtern Sie auch Ihrem Auftraggeber die Zusammenarbeit. Dank gesperrten Zeilen trägt der nicht aus Versehen etwas in die falsche Zeile ein und farbige Markierungen helfen bei der Orientierung. Der Auftraggeber soll so wenige Schwierigkeiten bei der Bearbeitung des Formulars haben, wie möglich. Schließlich fällt jeder Frust und jede Verwirrung auch auf Sie zurück.
So gelingt eine ansprechende Angebotsvorlage
Am besten entwerfen Sie so früh wie möglich eine Angebotsvorlage. So müssen Sie bei jedem eventuellen Kunden nur geringfügige Änderungen vornehmen. Achten Sie dabei auf ein optisch ansprechendes, klar verständliches Layout. Selbst das sonst so funktional wirkende Excel lässt sich so herrichten, dass es einen ästhetischen Eindruck vermittelt. Anweisungen neben den Tabellen und Beschriftungen helfen dem Auftraggeber bei der Orientierung. Dropdown-Felder sind ein weiteres nützliches Hilfsmittel für den Kunden und den Auftragnehmer, mit denen sich Angaben leicht präzisieren lassen.
Automatische Buchführung
Viel Arbeit können Sie sich sparen, wenn Sie die Angebotserstellung mit der Buchführung kombinieren. Mithilfe einiger zusätzlichen Funktionen lassen sich Datum, Auftraggeber und Einnahmen in andere Tabellen automatisch übernehmen und verrechnen. Selbstständige und freiberuflich Tätige verzichten häufig auf eine separate Finanzbuchhaltung, ein einfaches Rechnungsausgangsbuch reicht zur Archivierung der Daten aus.
VBA-Code verwenden
„VBA“ steht für „Visual Basic for Applications“. Hierbei handelt es sich um eine in Excel integrierte Programmiersprache. Indem Sie die Tasten Alt + F11 gleichzeitig gedrückt halten, zeigt Ihnen Excel die Programmiersprache und den Code seiner Funktionen an. Dadurch lässt sich Excel individuell programmieren und den eigenen Wünschen anpassen. Das sind nicht nur Spielereien, diese fortgeschrittenen Methoden helfen bei der Optimierung des Arbeitsablaufs.
Allerdings erfordert der Einsatz von VBA einige Kenntnisse in Sachen Programmierung und Programmiersprachen. Wer sich diese Mittel zunutze machen kann, der kann Tabellen mit Datenbanken verknüpfen oder Daten importieren. Auch spezifische Daten lassen sich von einem alten Kunden in eine neue Tabelle importieren, indem Sie die Suchfunktion nutzen. Zudem lässt sich VBA einsetzen, um die Berechnungen in den Tabellen zu verfeinern und weiter zu automatisieren. Weiterhin können Sie damit Daten aus externen Tools wie Sage, Salesforce und anderen im Unternehmen genutzten Programmen automatisch ins Dokument übertragen.
Ein weiterer Vorteil von VBA besteht in der Möglichkeit, das Format und Layout des Angebots über ein Maß hinaus zu individualisieren, welches das übliche Excel nicht erlaubt. Damit geben Sie dem Formular eine ganz individuelle Note und bleiben eher im Gedächtnis.
Wenn Sie sich an den Einsatz von VBA nicht herantrauen und niemand sonst im Unternehmen über die notwendigen Programmierkenntnisse verfügt, dann empfiehlt es sich, einen Profi heranzuziehen. Oder Sie eignen sich die notwendigen Fähigkeiten in Schulungen an.
