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In Betrieben, in denen die Mitarbeiter nach einem Rotationssystem arbeiten, sind Schichtpläne unerlässlich. Sie dienen nicht nur der Personalverwaltung und Organisation, sondern halten auch das Team stets über die jeweiligen Arbeitszeiten auf dem Laufenden. Ein effektiv gestalteter Schichtplan, egal ob er mit einer speziellen Software oder in Excel erstellt wurde, hilft, die betrieblichen Abläufe zu schützen und eine Überlastung der Mitarbeiter zu vermeiden. Mit Excel lässt sich in wenigen Schritten ein funktionierendes Mehrschichtsystem erstellen.
Excel oder Schichtplan-Software – eine grundsätzliche Abwägung
Excel bietet eine kostengünstige und einfache Möglichkeit, einen Schichtplan zu erstellen und zu pflegen. Notwendige Softwarelizenzen sind nahezu in sämtlichen Unternehmen bereits vorhanden. Die Funktionen einer speziellen Schichtplan-Software sind jedoch in der Regel umfassender. Zudem können Änderungen mit einem geringeren Aufwand eingepflegt werden.
Eine Schichtplan-Software leistet umfangreiche Hilfe bei der Planung von Personaleinsätzen. Sie ermöglicht die automatische Erstellung von Schichtplänen, berücksichtigt dabei die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, erstellt Bedarfsprognosen und bietet flexible Anpassungsoptionen. Je nach Anbieter können Schichten auf wöchentlicher oder längerfristiger Basis mit einer Dienstplan-App von den Teamleitern geplant werden, was einen verstärkten Einsatz von Smartphones ermöglicht. Spezialsoftware erlaubt es Unternehmen, sich ohne Effizienzverlust im Schichtmanagement zu vergrößern. Diese Programme sind flexibel und passen sich den Bedürfnissen an, sei es ein kleines Team oder eine große Organisation.
Bei der manuellen Eingabe in Excel können Abwesenheiten oder individuelle Wünsche der Mitarbeiter nicht immer vollständig berücksichtigt werden, und es besteht ein erhöhtes Risiko für Fehler. Echtzeit-Benachrichtigungen an Mitarbeiter, wie sie bei Schichtplan-Software üblich sind, lassen sich mit Excel nur durch aufwändige Programmierung realisieren. Wer Mitarbeiter und Schichten nach Standorten und Büros filtern möchte, muss bei dem Tabellenkalkulationsprogramm mehrere Schritte durchführen.
Schichtplan in Excel erstellen – eine Kurzanleitung
Ein Schichtdienstplan kann in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren variieren, wie zum Beispiel der Anzahl der erfassten Arbeitnehmer und der von ihnen abgedeckten Zeiträume. Die gebräuchlichste Form ist jedoch eine monatliche Tabelle für das gesamte Unternehmen. Nachfolgende Kurzanleitung gibt lediglich ein Grundgerüst, welches noch auf die individuellen Anforderungen angepasst werden muss.
Zunächst wird ein Excel-Dokument mit einem leicht auffindbaren Namen erstellt. In Cloud-Systemen wie Dropbox oder Google Drive kann dieses Dokument einfach mit Kollegen geteilt werden. Ebenso lassen sich in einer HR-Software Vorlagen im Dokumentenverzeichnis speichern, um den Mitarbeitern direkten Zugriff auf ihre Arbeitszeiten zu ermöglichen. Für jeden Monat sollte ein eigenes Tabellenblatt angelegt werden. Es empfiehlt sich, dem Blatt eine passende Bezeichnung wie beispielsweise „März 2024“ zu geben.
In der ersten Zeile werden ab der Spalte B die Wochentage eingetragen, in der Zeile darunter das zugehörige Datum. Die Wochenenden sollten schattiert werden, um sie hervorzuheben. Die Namen aller Mitarbeiter werden in der Spalte A ab Zeile 3, somit unterhalb der Wochentage, eingetragen.
Rechts neben den Namen können nun die Schichten eingegeben werden. Zur Kennzeichnung der Früh-, Tag- oder Nachtschicht eignen sich Kürzel wie F für Frühschicht, S für Spätschicht und N für Nachtschicht. Einen umfassenderen Überblick schaffen weitere Kürzel wie U für Urlaub und K für Krankheit. Unterhalb des eigentlichen Schichtplans sollte eine Legende angelegt werden, um im Zweifel nachlesen zu können und Rückfragen zu vermeiden.
