Die Buchhaltung ist für Gründer ein leidiges Thema – nicht jeder schafft den Einstieg auf Anhieb oder kann sich gleich zu Beginn einen Buchhaltungsdienstleister leisten. Gut, dass es zahlreiche Vorlagen und Tools gibt, die die Buchhaltung auch für Laien leichter machen. Manche starten mit dem gewohnten Office-Programm Excel, um sich die Buchhaltung zu Beginn so leicht wie möglich zu machen. Warum das keine gute Idee ist, zeigt folgender Beitrag.
Finanzen immer im Blick behalten
Die gesamte Buchhaltung über ein Excelprogramm zu führen, entspricht nicht den Vorgaben der GoBD. Alternativ kann man mit einer geeigneten Controlling Software die kompletten Finanzen planen, die Gewinn- und Verlustrechnung, aber auch Bilanz und Cashflow überwachen. Viele Ansichten werden hier automatisch erstellt und Anwender erhalten zu jeder Zeit einen Einblick, wie es finanziell gerade um das eigene Unternehmen steht. Die Planung und das Management von Budgets und Personalkosten (in unterschiedlichen Abteilungen) können damit noch effizienter werden. Analysen und Berichte werden von der Controlling-Software mit wenigen Klicks ausgegeben, selbst technisch unerfahrenen Anwendern fällt die Handhabung auf der Excel-ähnlichen Oberfläche leicht.
Warum ist Excel als Buchhaltungssoftware nicht zu empfehlen?
Für Excel gibt es viele kostenlose Vorlagen, die zur Rechnungserstellung, aber auch zur Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen oder BWAs dienen. Leider halten diese einer Betriebsprüfung nicht stand, weil sie nicht GoBD-tauglich sind. Digitale Rechnungen, die sich nachträglich in Excel noch ändern lassen, sind nicht zulässig, da sie anfällig für Manipulationen sind und daher vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Die Aufzeichnungen von Zahlungsein- und ausgängen müssen lückenlos und vor allem im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein. Finanzgerichte haben entschieden, dass die Anforderungen der GoBD mit einer reinen Excel-Buchhaltung nicht erfüllt sind.
Was verlangt der Gesetzgeber?
Für die Erfüllung der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung werden folgende Dinge verlangt. Alles ist so zu dokumentieren, dass nichts mehr im Nachhinein geändert werden kann. Korrekturen oder Stornierungen müssen einwandfrei nachvollziehbar sein. In diesen Fällen muss der Prüfer vom Finanzamt immer noch erkennen können, wie der Inhalt der ursprünglichen Buchung aussah. Eine Datei in Excel einfach mit den korrigierten Daten zu überschreiben, ist also nicht erlaubt. Mit Excel lassen sich nachträgliche Änderungen nicht korrekt dokumentieren, sodass eine ordentliche Buchhaltungssoftware immer vorzuziehen ist.
Rechnungen mit Excel schreiben?
Wer Rechnungen in Excel verfasst, muss diese auf Papier ausdrucken. Kommt es zu einer Stornierung oder Korrektur, ist ein neuer Ausdruck erforderlich, sodass die Änderung klar ersichtlich ist. Werden PDF-Rechnungen per E-Mail an Kunden versendet, sind die Originaldateien (Excel) aufzubewahren und dürfen nicht für die nächste Rechnung überschrieben werden. Wurde die Rechnungskopie zusätzlich zum Mailversand auf Papier ausgedruckt, ist das Überschreiben erlaubt. Wer also noch klassische Papierordner mit sämtlichen Rechnungen aufbewahrt, darf mit Excel weiterhin Rechnungen verfassen und ausdrucken.
Was passiert im Ernstfall?
Wegen Unkenntnis trotzdem eine Excel-Buchhaltung geführt? Das gilt nicht als Ausrede. Die Folgen könnten sein, dass der Betriebsprüfer die Rechnungen nicht anerkennt und eine Steuerschätzung vornimmt. Zusätzlich zu zahlende Steuern können besonders bei kleinen Unternehmen, Freiberuflern und Selbstständigen existenzbedrohend sein. Stellt der Prüfer mehrere Vergehen fest (z. B. unleserliche oder fehlerhafte Belege), kann sogar ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung die Folge sein.
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