Excel 2013: Die neue Funktion 'Flash Fill'

Mit der neuen Funktion Flash Fill, was auf Deutsch etwa Blitz-Ausfüllen heißt, können Listen auf intelligente Art und Weise extrahiert und fortgeführt werden. Zum Extrahieren von Daten genügt es, dass das gewünschte Extrakt rechts oder links neben die Liste geschrieben wird und dass anschließend die Funktion Flash Fill ausgeführt wird. Excel versucht anhand des vorgegebenen Musters alle weitere Einträge zu erkennen, auszulesen und in die entsprechenden Zellen einzutragen.

Die Funktionsweise von Flash Fill wird anhand eines praktischen Beispiels deutlicher. Die Beispiel-Liste, siehe Abbildung 1 enthält mehrere E-Mail-Adressen aus denen nachfolgend verschiedene Informationen per Flash-Fill extrahiert werden sollen.

Abbildung 1

 

Grundsätzliche Funktionsweise von Flash Fill

Der Befehl Flash Fill befindet sich auf der Registerkarte Home in der Gruppe Editing (auf Deutsch Start / Bearbeiten), siehe Abbildung 2.

Abbildung 2

Auswertung 1: Extrahieren der Nachnamen

In der ersten Beispiel-Auswertung sollen die Nachname aus der Liste extrahiert werden. Folgende wenige Schritte sind dafür notwendig.

1. Zuerst muss der Nachname in die entsprechende Zeile links oder rechts neben den Daten eingetragen werden. Im Beispiel wird in die erste Datenzeile der Nachname gustav eingetragen werden.
2. Anschließend muss der Zellzeiger im Auswertungsbereich B5:B11 positioniert werden, siehe Abbildung 3.
   
   Abbildung 3
3. Im letzten Schritt wird nun die Funktion Flash Fill über das Menü Home / Fill / Flash Fill aufgerufen.
4. Als Ergebnis werden automatisch alle Nachnamen aus der Liste ausgelesen und in Spalte B dargestellt, siehe Abbildung 4.
   
   Abbildung 4

Der Flash Fill Bereich ist dran zu erkennen, dass Excel neben den Bereich ein Symbol einfügt. Klickt man auf dieses Symbol öffnet sich ein Kontextmenü über welches die ausgefüllten Daten akzeptiert oder rückgängig gemacht werden können, siehe Abbildung 5.

Abbildung 5

Solange keine der beiden Aktionen aufgerufen wurde, kann durch einfaches Ändern des Wertes in Zelle B5 die Flash-Fill Liste beliebig geändert werden.

Soll der Nachname mit führendem Großbuchstaben ausgelesen werden, so genügt es, wenn statt gustav einfach Gustav in Zelle B5 eingetragen wird. Die Funktion Flash Fill muss nicht mehr aufgerufen werden, da sich Excel den Zellbereich merkt, in dem per Flash Fill Daten eingetragen wurden. Als Ergebnis werden nun alle Nachnamen mit führendem Großbuchstaben ausgegeben.

Auswertung 2: Extrahieren von Vor- und Nachnamen

Um nun den Vor- und Nachnamen auszulesen, muss in Zelle B5 einfach Hans Gustav eingetragen werden und die Funktion Flash Fill aufgerufen werden, das Ergebnis sieht wie folgt aus, siehe Abbildung 6.

Abbildung 6

Auswertung 3: Extrahieren der Initialen

Zum Auslesen der Initialen wird einfach in Zelle B5 die Zeichenfolge hg eingetragen. Das Ergebnis ist in Abbildung 7 zu sehen.

Abbildung 7

Auswertung 4: Extrahieren beliebiger Zeichen

Mit Flash Fill können beliebige Zeichenfolgen extrahiert werden. Um beispielsweise die ersten drei Buchstaben des Vornamens und die erst 2 des Nachnamens auszulesen, genügt es in Zelle B5 folgendes einzutragen: han gu

Abbildung 8

Fazit:

Flash Fill ist eine intelligente und mächtige Funktion um Daten schnell aus bestehenden Listen zu extrahieren. Mit Flash Fill spart man sich viel Zeit und Mühe. An dieser Stelle ein großes Lob für die Funktion an Microsoft.

Das folgende Video von A. Thehos zeigt die Funktionsweise von Flash Fill nochmals in bewegten Bildern.

 

Die Original-Datei kann direkt eingesehen oder auch heruntergeladen werden

Neue Funktion “Flash Fill” in Excel 2013 von Alois Eckl steht unter einer Creative Commons Namensnennung-Keine Bearbeitung 3.0 Unported Lizenz.