E-Rechnungen aus Word und Access erstellen

Nicht jede Rechnung entsteht in Excel. Viele Unternehmen schreiben ihre Rechnungen in Word oder erzeugen sie als Bericht aus einer Access Datenbank. Auch hier müssen Sie auf die E-Rechnung nicht mit einer neuen Software reagieren: SmartTools bietet für beide Programme eigene Lösungen an, mit denen Sie Ihre bestehenden Vorlagen und Datenbanken erweitern.

Excel-Inside Solutions stellt Ihnen in diesem Artikel die SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek 2.5 für Word und SmartTools E-Rechnung 2.5 für Access vor, jeweils mit einem praxisnahen Codebeispiel. Die Grundlagen zur Pflicht finden Sie im Hauptartikel E-Rechnungspflicht erklärt.

E-Rechnungen aus Access

SmartTools E-Rechnung 2.5 für Access ist das umfangreichste Paket der Reihe. Es enthält alles, um in Ihren Datenbanken E-Rechnungen zu erstellen, einzulesen, anzuzeigen und zu validieren. Der große Vorteil: Ihr bisheriger Ablauf zum Erstellen der PDF Rechnung aus einem Bericht bleibt vollständig erhalten, am Rechnungsbericht selbst ändern Sie nichts.

• Alle ZUGFeRD Profile einschließlich Extended sowie XRechnung in CII und UBL
• Mehrstufige Unterpositionen im Profil Extended nach ZUGFeRD 2.5
• Import empfangener E-Rechnungen in Ihre Tabellen
• Validierung nach den aktuellen offiziellen Regeln, lokal auf Ihrem System
• Speichern des Prüfergebnisses zusammen mit der E-Rechnung
• Anzeige als HTML, zum Beispiel in einem Browser Steuerelement Ihres Formulars
• Kompatibel mit Access 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010

Beispiel: Bericht als PDF und daraus eine ZUGFeRD Rechnung

Das folgende Beispiel gibt den Rechnungsbericht für eine bestimmte Rechnung als PDF aus, liest die Kopfdaten aus einer Abfrage und speichert anschließend die ZUGFeRD Rechnung. Namen von Bericht, Abfrage und Feldern passen Sie an Ihre Datenbank an.

Copy
'***************************************************
' VBA-Code erstellt 9/2026
' A. Eckl - Excel-Inside Solutions
' https://excel-inside.de
' Access: Rechnungsbericht als PDF ausgeben und daraus
' eine ZUGFeRD Rechnung erzeugen
'***************************************************
Option Explicit

Sub ERechnungAusAccess(lngRechnungID As Long, objZFRechnung As Object)
  Dim rs As DAO.Recordset
  Dim strPdf As String

  strPdf = CurrentProject.Path & "\Rechnung_" & lngRechnungID & ".pdf"

  '** Schritt 1: Bisherigen Bericht gefiltert als PDF ausgeben
  DoCmd.OpenReport "rptRechnung", acViewPreview, , _
    "RechnungID = " & lngRechnungID, acHidden
  DoCmd.OutputTo acOutputReport, "rptRechnung", acFormatPDF, strPdf
  DoCmd.Close acReport, "rptRechnung"

  '** Schritt 2: Kopfdaten aus der Abfrage uebernehmen (Auszug)
  Set rs = CurrentDb.OpenRecordset( _
    "SELECT * FROM qryRechnungskopf WHERE RechnungID = " & lngRechnungID, _
    dbOpenSnapshot)

  With rs
    objZFRechnung.Seller.Name = !Lieferant_Name
    objZFRechnung.Seller.PostalAddress.AddressLine1 = !Lieferant_Strasse
    objZFRechnung.Seller.PostalAddress.PostCode = !Lieferant_PLZ
    objZFRechnung.Seller.PostalAddress.City = !Lieferant_Ort
    objZFRechnung.Buyer.Name = !Kunde_Name
  End With
  rs.Close

  '** Schritt 3: XML einbetten und in PDF/A wandeln
  objZFRechnung.Save strPdf
End Sub

Die Positionen übertragen Sie auf dieselbe Weise aus einem Recordset der Positionstabelle. Für das Profil Extended legen Sie zu einer Position beliebig viele Unterpositionen an und hängen diese mit der Methode AddLine an die übergeordnete Position.

Tipps für Access Datenbanken

1. Eine Abfrage für die Kopfdaten. Bündeln Sie Rechnung, Kunde und eigene Firmendaten in einer Abfrage. Der VBA Code bleibt dadurch kurz und übersichtlich.
2. Codes in Nachschlagetabellen. Pflegen Sie Einheitencodes, Steuerkategorien und Ländercodes in eigenen Tabellen und verknüpfen Sie diese mit Ihren Artikeln und Kunden.
3. Eingangsrechnungen automatisch erfassen. Mit der Methode Import lesen Sie empfangene E-Rechnungen ein und schreiben Rechnungssteller, Betrag und Fälligkeit direkt in Ihre Tabellen.
4. PDF und Daten nebeneinander prüfen. Mit ConvertToHTML wandeln Sie eine E-Rechnung in eine lesbare Ansicht um. In einem Formular können Sie so bei ZUGFeRD Rechnungen PDF und XML Inhalt nebeneinander zur Prüfung anzeigen.
5. Prüfergebnis mitspeichern. Nach der Empfehlung der Finanzverwaltung sollte das Ergebnis der Validierung aufbewahrt werden. Die Access Lösung erledigt das mit einer einzigen Codezeile.
6. Lizenzmodell für verteilte Datenbanken. Die erste Lizenz dient als Basis für Entwicklung und Einsatz, weitere Arbeitsplätze sind deutlich günstiger. Für Entwickler, die ihre Datenbank an viele Anwender verteilen, gibt es Pakete mit Client Lizenzen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung mit Word und Access

Anfrage zu Word oder Access

Beschreiben Sie kurz Ihre Vorlage oder Datenbank und den gewünschten Ablauf. Wir melden uns mit einer Einschätzung und einem unverbindlichen Angebot.

Wir freuen uns, dass Sie Interesse an unseren Dienstleistungen haben! Wenn Sie ein kostenloses und unverbindliches Angebot einholen möchten, füllen Sie bitte die nachstehenden Felder aus. Geben Sie uns einen detaillierten Überblick über Ihre Anfrage, damit wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot unterbreiten können, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Alternativ können Sie uns jederzeit eine E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. senden. Unser Team steht bereit, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen bei Ihren Anliegen zu helfen.

Wir möchten betonen, dass wir Ihnen das Angebot völlig kostenfrei und ohne Verpflichtungen erstellen. In der Regel erhalten Sie innerhalb weniger Stunden eine Rückmeldung von uns. Ihre Zufriedenheit liegt uns am Herzen, und wir sind bestrebt, Ihnen schnell und effizient zu helfen.

Vielen Dank für Ihr Vertrauen in uns. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Name(*)

Invalid Input

Firma

Invalid Input

E-Mail Adresse:(*)

Keine gültige E-Mail Adresse

Rufnummer (optional)

Invalid Input

Nachricht(*)

Invalid Input

Dateianhänge (optional)

Invalid Input

Sicherheitsabfrage(*)

Ungültige Eingabe

Anfrage senden

Anfrage senden