Sie schreiben Ihre Rechnungen seit Jahren mit einer eigenen Vorlage in Excel und möchten daran nichts ändern? Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten 3.0 für Excel erzeugen Sie aus genau dieser Vorlage gültige E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Programmierkenntnisse sind dafür nicht nötig.
In diesem Artikel zeigt Excel-Inside Solutions, wie der Assistent arbeitet, wie Sie Ihre Vorlage optimal vorbereiten und welche Kniffe Ihnen im Alltag Zeit sparen. Grundlagen zur Pflicht und zum Zeitplan finden Sie in unserem Hauptartikel E-Rechnungspflicht erklärt.
Für wen eignet sich der Assistent?
Der SmartTools E-Rechnung Assistent richtet sich an Selbständige, Freiberufler und kleinere Unternehmen, die ihre Rechnungen einzeln in Excel schreiben. Typische Anwender sind Handwerksbetriebe, Berater, Agenturen oder Ingenieurbüros mit einer über Jahre gewachsenen Rechnungsvorlage.
Der Assistent arbeitet vollständig lokal auf Ihrem Rechner. Ihre Rechnungen werden weder hochgeladen noch über einen fremden Dienst verarbeitet. Sie erwerben eine Dauerlizenz ohne Abo, benötigt wird eine Lizenz je Arbeitsplatz.
Systemvoraussetzungen
Der Assistent läuft unter Excel 365, 2024, 2021, 2019, 2016 und 2013 auf Windows 7, 8, 10 und 11. Nach der automatischen Installation erscheint er im Menüband von Excel und steht in jeder Arbeitsmappe zur Verfügung.
So erstellen Sie Ihre erste E-Rechnung
Der Ablauf ist bei jeder Rechnung gleich. Beim ersten Mal nehmen Sie sich etwas Zeit für die Zuordnung, danach geht es deutlich schneller.
- Rechnung wie gewohnt schreiben. Öffnen Sie Ihre Rechnungsvorlage und füllen Sie Empfänger, Positionen und Beträge wie bisher aus.
- Assistenten starten. Rufen Sie den Assistenten über das Menüband auf. Ein übersichtlicher Dialog fragt nacheinander alle Angaben ab, die eine E-Rechnung benötigt.
- Daten zuordnen. Für jede Angabe legen Sie fest, aus welcher Zelle der Wert stammt, oder Sie tragen ihn direkt im Dialog ein. Auch mehrzeilige Rechnungspositionen lassen sich mit wenigen Mausklicks aus Ihrer Tabelle auslesen.
- Verkäuferdaten einmalig hinterlegen. Angaben, die sich nie ändern, etwa Ihre Firmenanschrift, Steuernummer und Bankverbindung, speichern Sie fest im Assistenten.
- Format wählen. Per Mausklick entscheiden Sie, ob eine ZUGFeRD Rechnung oder eine XRechnung erstellt werden soll.
- Prüfen und anzeigen. Der Assistent prüft die fertige E-Rechnung auf ihre Gültigkeit. Anschließend können Sie sie zur Kontrolle anzeigen lassen.
Welches Format? Für Rechnungen an Unternehmen empfehlen wir in der Regel ZUGFeRD, denn Ihr Kunde erhält weiterhin das gewohnte Rechnungsbild als PDF. XRechnung benötigen Sie vor allem für öffentliche Auftraggeber.
Die Einstellungen reisen mit der Arbeitsmappe
Alle Zuordnungen, die Sie im Assistenten vornehmen, werden automatisch in der jeweiligen Arbeitsmappe gespeichert. Öffnen Sie die Datei erneut, liest der Assistent die Einstellungen wieder ein. Daraus ergeben sich zwei sinnvolle Arbeitsweisen:
Eine allgemeine Rechnungsvorlage
Sie verwenden eine einzige Vorlage für alle Kunden. Bei jeder neuen Rechnung tragen Sie Empfänger und Positionen in die Tabelle ein. Der Assistent liest beim Erstellen der E-Rechnung automatisch die aktuellen Inhalte der zugeordneten Zellen aus.
Individuelle Rechnungsmuster je Kunde
Bei wiederkehrenden Rechnungen, etwa monatlichen Wartungsverträgen oder Pauschalen, legen Sie für jeden Kunden eine eigene Mappe an. Dort ändern Sie nur noch Kleinigkeiten wie den Abrechnungszeitraum oder die Rechnungsnummer. Die Angaben für die E-Rechnung sind bereits vollständig hinterlegt.
Was ist neu in Version 3.0?
Die aktuelle Version wurde nach Angaben des Herstellers anhand zahlreicher echter Rechnungsvorlagen aus Unternehmen weiterentwickelt. Für die Praxis sind vor allem diese Neuerungen interessant:
Teilrechnungen und Schlussrechnungen
Abschlagsrechnungen und die abschließende Schlussrechnung lassen sich jetzt deutlich einfacher als E-Rechnung ausgeben. Das ist besonders für Bauunternehmen, Handwerker und Planungsbüros wichtig, bei denen Leistungen über mehrere Rechnungen abgerechnet werden.
Rechnungsbegleitende Unterlagen
Stundennachweise, Materiallisten, Lieferscheine, Aufmaßblätter oder Prüfprotokolle können Sie direkt mit der E-Rechnung verbinden. Liegen die Daten als Tabellenblatt in Ihrer Rechnungsmappe, genügt die Auswahl des Blattes: Der Assistent gibt es automatisch als PDF aus und bindet es ein. Externe Dateien wählen Sie einfach über einen Dialog aus.
Flexibleres Auslesen und ZUGFeRD 2.5
Der Import der Daten aus unterschiedlich aufgebauten Vorlagen wurde verbessert. Zudem unterstützt der Assistent den aktuellen Standard ZUGFeRD 2.5.
Tipps und Kniffe für die Praxis
- Feste Zellen für feste Angaben. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und Zahlungsziel sollten immer in derselben Zelle stehen. Dann funktioniert die Zuordnung bei jeder Rechnung zuverlässig.
- Positionen ohne Unterbrechung. Legen Sie die Rechnungspositionen in einem zusammenhängenden Bereich an. Leerzeilen, Zwischenüberschriften oder verbundene Zellen mitten in der Positionsliste erschweren das Auslesen.
- Werte statt Text. Mengen, Einzelpreise und Steuersätze sollten als echte Zahlen in den Zellen stehen und nicht als Text mit Einheit wie „5 Std.“. Die Einheit gehört in eine eigene Spalte.
- Beträge sauber runden. Runden Sie Positionsbeträge in der Vorlage kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen, zum Beispiel mit der Funktion RUNDEN. So stimmen Einzelbeträge und Summen in der E-Rechnung exakt überein.
- Pflichtangaben vollständig. Prüfen Sie, ob Ihre Vorlage alle Angaben enthält, die eine E-Rechnung verlangt, etwa Ihre Umsatzsteuer Identifikationsnummer oder Steuernummer, die vollständige Anschrift des Käufers und Ihre Bankverbindung mit IBAN.
- Käuferreferenz abfragen. Viele größere Kunden und alle öffentlichen Auftraggeber verlangen eine bestimmte Referenz in der Rechnung. Hinterlegen Sie diese in Ihrem Kundenmuster, damit sie nie fehlt.
- Nachweise in der Mappe halten. Führen Sie Stundennachweise direkt als weiteres Tabellenblatt in der Rechnungsmappe. Dann bindet der Assistent sie ohne Umweg über separate Dateien ein.
- Eingerichtete Mappe als Muster sichern. Speichern Sie die fertig eingerichtete Arbeitsmappe als Muster und arbeiten Sie für jede neue Rechnung mit einer Kopie. So bleiben Ihre Zuordnungen immer erhalten.
- Prüfergebnis ernst nehmen. Meldet die Prüfung einen Fehler, korrigieren Sie die Ursache in der Vorlage und nicht nur in der einzelnen Rechnung. Dann tritt der Fehler künftig nicht mehr auf.
Wann die VBA Bibliothek die bessere Wahl ist
Der Assistent ist ideal, solange Sie Rechnungen einzeln schreiben. Wenn Sie viele Rechnungen erzeugen, mehrere Mitarbeiter mit derselben Vorlage arbeiten oder die E-Rechnung mit einem einzigen Klick entstehen soll, lohnt sich eine automatisierte Lösung mit der SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek für Excel. Dort lassen sich auch Eingangsrechnungen einlesen und automatisch auswerten. Die Einrichtung übernimmt auf Wunsch Excel-Inside Solutions für Sie.
Alle Artikel zur E-Rechnung
- E-Rechnungspflicht erklärt: Zeitplan, Formate und Lösungen für Excel, Word und Access
- E-Rechnung aus Excel ohne Programmierung: der SmartTools E-Rechnung Assistent 3.0 (Sie lesen diesen Artikel)
- E-Rechnungen per VBA erzeugen: die SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek für Excel
- E-Rechnungen aus Word und Access erstellen
- Alle E-Rechnungslösungen im Überblick und bestellen
Den E-Rechnung Assistenten jetzt nutzen
Auf unserer Produktseite finden Sie alle Informationen zum SmartTools E-Rechnung Assistenten 3.0 für Excel und gelangen direkt zur Bestellung. Sie möchten Ihre Vorlage lieber einrichten lassen? Excel-Inside Solutions bereitet Ihre Rechnungsvorlage für den Assistenten vor und übernimmt die Zuordnung.
Häufige Fragen zum E-Rechnung Assistenten
Muss ich meine Excel Vorlage für den Assistenten umbauen?
In der Regel nicht. Der Assistent liest die Daten aus den Zellen Ihrer bestehenden Vorlage aus. Hilfreich ist lediglich, dass feste Angaben immer in derselben Zelle stehen und die Positionen in einem zusammenhängenden Bereich liegen.
Kann der Assistent Teilrechnungen und Schlussrechnungen erstellen?
Ja. Ab Version 3.0 lassen sich Teilrechnungen und Schlussrechnungen deutlich einfacher als E-Rechnung ausgeben.
Kann ich Stundennachweise an die E-Rechnung anhängen?
Ja. Tabellenblätter aus der Rechnungsmappe gibt der Assistent automatisch als PDF aus und bindet sie als rechnungsbegleitende Unterlage ein. Externe Dateien wählen Sie über einen Dialog aus.
Werden meine Daten ins Internet übertragen?
Nein. Der Assistent arbeitet vollständig lokal auf Ihrem Rechner, auch die Prüfung der E-Rechnung erfolgt ohne Upload auf fremde Server.
Handelt es sich um ein Abo?
Nein. Sie erwerben eine Dauerlizenz ohne laufende Gebühren. Benötigt wird eine Lizenz je Arbeitsplatz, an dem E-Rechnungen erstellt werden.
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