Die Umstellung auf die E-Rechnung rückt für viele Unternehmen in die entscheidende Phase. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im inländischen Geschäftsverkehr E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Pflicht dann für nahezu alle Unternehmen. Viele Betriebe schreiben ihre Rechnungen jedoch seit Jahren mit bewährten Vorlagen in Excel oder Word oder erzeugen sie aus einer eigenen Access Datenbank.
Die gute Nachricht: Sie müssen Ihre gewohnten Vorlagen nicht aufgeben und auch keine teure Rechnungssoftware einführen. In diesem Artikel erklärt Excel-Inside Solutions, was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet, welcher Zeitplan für Ihr Unternehmen gilt und wie Sie mit den Lösungen von SmartTools E-Rechnungen direkt aus Excel, Word und Access erstellen. Dazu erhalten Sie praktische Tipps aus unseren eigenen Kundenprojekten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Entscheidend ist dabei der maschinenlesbare Datensatz im XML Format, denn die Buchhaltungssoftware des Empfängers soll Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung ohne manuelles Abtippen übernehmen können.
Daraus folgt eine wichtige Klarstellung: Eine gewöhnliche PDF Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per Mail verschickt wird. Sie gilt umsatzsteuerlich als sogenannte sonstige Rechnung, ebenso wie eine Papierrechnung.
Wichtig: Bei einer E-Rechnung ist ausschließlich der strukturierte Datenteil maßgeblich. Enthält eine hybride Rechnung im Format ZUGFeRD also abweichende Angaben im sichtbaren PDF und in der XML Datei, gilt steuerlich der Inhalt der XML Datei.
Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht
Die Einführung erfolgt stufenweise. Für die Frage, ab wann Ihr Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss, ist der Gesamtumsatz des Vorjahres entscheidend. Gemeint ist dabei der Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 19 Abs. 2 UStG), der nicht immer mit dem handelsrechtlichen Jahresumsatz übereinstimmt.
- Seit 1. Januar 2025 Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Hierfür genügt grundsätzlich ein Mailpostfach. Beim Ausstellen gelten Übergangsregeln: Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, auch PDF Rechnungen bleiben vorerst zulässig.
- Ab 1. Januar 2027 Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 müssen für Leistungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen bis zu dieser Grenze dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen verwenden. Bestehende EDI Verfahren dürfen ebenfalls bis Ende 2027 weiter genutzt werden.
- Ab 1. Januar 2028 Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe. Die Übergangsregeln laufen damit vollständig aus.
Welche Regel gilt für Ihr Unternehmen?
| Ihre Situation | Empfang | Ausstellung |
|---|---|---|
| Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro | seit 2025 Pflicht | ab 1. Januar 2027 Pflicht |
| Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro | seit 2025 Pflicht | ab 1. Januar 2028 Pflicht |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | seit 2025 Pflicht | dauerhaft keine Pflicht |
| Rechnungen an Privatkunden | nicht betroffen | keine Pflicht |
Dauerhaft ausgenommen bleiben außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten bereits seit einigen Jahren eigene Vorgaben, dort wird in der Regel das Format XRechnung verlangt.
Unser Rat: Warten Sie nicht bis zum letzten Stichtag. Auch wenn Ihr Unternehmen noch eine Übergangsfrist nutzen darf, verlangen immer mehr Kunden schon heute E-Rechnungen, weil sie ihre eigenen Eingangsprozesse automatisieren. Wer seine Vorlagen jetzt umstellt, kann in Ruhe testen und vermeidet Zahlungsverzögerungen durch zurückgewiesene Rechnungen.
Dieser Artikel bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Klären Sie Einzelfragen, etwa zur Berechnung des Gesamtumsatzes, bitte mit Ihrem Steuerberater.
ZUGFeRD oder XRechnung: die beiden Formate im Vergleich
In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide der Norm EN 16931 entsprechen und rechtlich gleichwertig sind.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine für Menschen lesbare PDF Rechnung mit einer eingebetteten XML Datei. Die PDF wird dazu in das Archivformat PDF/A (Version 3) umgewandelt. Der Vorteil: Ihre Rechnung sieht für den Empfänger genauso aus wie bisher, gleichzeitig kann seine Software die Daten automatisch einlesen. Für die meisten Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD deshalb die komfortabelste Wahl.
XRechnung ist eine reine XML Datei ohne sichtbares Rechnungsbild. Sie wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt und von Behörden über spezielle Portale entgegengenommen. Zur Ansicht benötigt der Empfänger ein Programm, das die Daten lesbar darstellt.
Innerhalb von ZUGFeRD gibt es verschiedene Profile, die sich im Umfang der Daten unterscheiden. Hier lauert ein häufiger Fehler, auf den wir im Abschnitt mit den Tipps zurückkommen.
Warum Sie Ihre Rechnungen weiter mit Excel, Word oder Access schreiben können
Gerade Handwerksbetriebe, Ingenieurbüros, Berater und viele mittelständische Unternehmen haben ihre Rechnungsvorlagen über Jahre perfekt auf ihre Abläufe abgestimmt. Dort stecken Kalkulationen, Stundennachweise, Abschlagslogik und das gewohnte Erscheinungsbild. Ein Wechsel auf eine neue Rechnungssoftware bedeutet Einarbeitung, Datenübernahme und oft laufende Abogebühren.
Der sinnvollere Weg ist häufig, die bestehende Vorlage um die Ausgabe als E-Rechnung zu erweitern. Genau hier setzen die Lösungen von SmartTools an. Sie lesen die Daten aus Ihrer vorhandenen Vorlage aus, erzeugen daraus eine gültige E-Rechnung und prüfen diese auf Einhaltung der offiziellen Regeln. Alles läuft lokal auf Ihrem Rechner, Ihre Rechnungsdaten werden also nicht auf fremde Server hochgeladen. Für Unternehmen mit Blick auf Datenschutz und Vertraulichkeit ist das ein wesentlicher Punkt.
Die SmartTools Lösungen für E-Rechnungen im Überblick
SmartTools bietet zwei grundsätzlich verschiedene Arten von Lösungen an: einen Assistenten, der ohne Programmierung auskommt, und VBA Bibliotheken für Entwickler und Anwender mit VBA Kenntnissen, die ihre Vorlagen vollständig automatisieren möchten. Alle Lösungen werden als Dauerlizenz ohne Abo angeboten.
SmartTools E-Rechnung Assistent 3.0 für Excel
Für Anwender ohne Programmierkenntnisse
- Integriert sich in das Menüband von Excel
- Fragt in einem Dialog Schritt für Schritt alle nötigen Angaben ab
- Liest Daten direkt aus den Zellen Ihrer Rechnungsvorlage aus
- Speichert die Einstellungen in der jeweiligen Arbeitsmappe
- Unterstützt Teilrechnungen und Schlussrechnungen
- Bindet Stundennachweise oder Lieferscheine als Anlage ein
- Prüft die fertige E-Rechnung automatisch
SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek 2.5 für Excel
Für automatisierte Lösungen per VBA
- Erstellt alle ZUGFeRD Profile und XRechnung
- Liest empfangene E-Rechnungen ein, zum Beispiel für Auswertungen
- Validiert E-Rechnungen vollständig offline
- Zeigt E-Rechnungen in einer übersichtlichen Ansicht an
- Enthält eine ungeschützte Musterlösung als Ausgangsbasis
SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek 2.5 für Word
Für Rechnungsvorlagen in Word
- Liest Daten zum Beispiel aus Inhaltssteuerelementen Ihres Dokuments
- Erstellt ZUGFeRD in allen Profilen sowie XRechnung
- Validiert und zeigt E-Rechnungen an
- Enthält eine ungeschützte Mustervorlage
SmartTools E-Rechnung 2.5 für Access
Für Rechnungen aus Datenbanken
- Integration in bestehende Datenbanken per VBA
- Bisherige PDF Erstellung und Berichte bleiben unverändert
- Unterstützt mehrstufige Unterpositionen im Profil Extended
- Importiert, validiert und zeigt E-Rechnungen an
- Speichert das Prüfergebnis zusammen mit der Rechnung
Unterstützte Formate
Die VBA Bibliotheken und die Access Lösung decken alle gängigen Formate und beide Syntaxvarianten ab. Das Objektmodell ist so aufgebaut, dass Sie das Ausgabeformat mit wenig Aufwand wechseln können.
| Format | Syntax CII | Syntax UBL |
|---|---|---|
| ZUGFeRD Profil Minimum | ja | nicht vorgesehen |
| ZUGFeRD Profil Basic WL | ja | nicht vorgesehen |
| ZUGFeRD Profil Basic | ja | nicht vorgesehen |
| ZUGFeRD Profil EN 16931 (früher Comfort) | ja | nicht vorgesehen |
| ZUGFeRD Profil Extended | ja | nicht vorgesehen |
| ZUGFeRD Profil XRechnung | ja | nicht vorgesehen |
| XRechnung Standard | ja | ja |
| XRechnung Extension | nicht vorgesehen | ja |
Assistent oder Bibliothek: was passt zu Ihnen?
Die Entscheidung hängt vor allem davon ab, wie viele Rechnungen Sie schreiben und wie stark Ihr Ablauf automatisiert werden soll.
| Kriterium | Assistent für Excel | VBA Bibliothek |
|---|---|---|
| Programmierkenntnisse | nicht erforderlich | VBA Kenntnisse oder Unterstützung durch einen Dienstleister |
| Bedienung | Dialog, Daten werden per Mausklick zugeordnet | eigene Schaltflächen, Erstellung mit einem Klick |
| Rechnungsvolumen | gering bis mittel | mittel bis hoch |
| Anpassbarkeit | Standardablauf | vollständig an Ihren Prozess anpassbar |
| Eingangsrechnungen einlesen | nicht im Fokus | ja, per Importfunktion (Excel und Access) |
| Typischer Einsatz | Selbständige und kleine Betriebe mit eigener Vorlage | Unternehmen mit festen Abläufen, vielen Rechnungen oder Sonderfällen |
Eine Faustregel aus unserer Praxis: Wer einige Rechnungen im Monat schreibt und seine Vorlage behalten möchte, ist mit dem Assistenten schnell startklar. Sobald Rechnungen in größerer Zahl entstehen, Teilrechnungen verwaltet werden müssen oder mehrere Mitarbeiter mit derselben Vorlage arbeiten, lohnt sich die Automatisierung mit der VBA Bibliothek.
Eine ausführliche Anleitung finden Sie in unseren Artikeln zum E-Rechnung Assistenten für Excel und zur E-Rechnung VBA-Bibliothek für Excel.
So funktioniert die Erstellung einer E-Rechnung
Unabhängig davon, ob Sie den Assistenten oder eine Bibliothek verwenden, läuft die Erstellung nach demselben Prinzip ab:
- Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt in Ihrer Vorlage.
- Die Rechnungsdaten wie Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze und Zahlungsbedingungen werden einem Rechnungsobjekt zugeordnet.
- Für ZUGFeRD wird Ihre Rechnung zunächst als PDF ausgegeben. Die Lösung erzeugt anschließend die XML Datei, bettet sie in die PDF ein und wandelt diese in das Archivformat um.
- Für XRechnung wird direkt eine XML Datei gespeichert.
- Die fertige E-Rechnung wird gegen die offiziellen Regeln geprüft und kann zur Kontrolle angezeigt werden.
Ein kurzer Blick in den VBA Code
Wie einfach die Bibliothek für Excel eingebunden wird, zeigt das folgende vereinfachte Beispiel. Voraussetzung ist ein Verweis auf die SmartTools Bibliothek in der VBA Entwicklungsumgebung. Die Stammdaten des Verkäufers stehen hier auf einem eigenen Tabellenblatt.
'*************************************************** ' VBA-Code erstellt 9/2026 ' A. Eckl - Excel-Inside Solutions ' https://excel-inside.de ' Beispiel: XRechnung aus Tabellendaten erzeugen und pruefen '*************************************************** Option Explicit Sub XRechnungErstellen() Dim objInvoice As SmartTools_Invoicing.XRechnungInvoice Dim wsStammdaten As Worksheet Dim arrInvoiceViolations As Variant Dim strFileName As String Set wsStammdaten = ThisWorkbook.Worksheets("Stammdaten") strFileName = ThisWorkbook.Path & "\Rechnung_2026_001.xml" '** Rechnungsobjekt anlegen Set objInvoice = New SmartTools_Invoicing.XRechnungInvoice '** Verkaeuferdaten aus dem Stammdatenblatt uebernehmen With objInvoice.Seller .Name = wsStammdaten.Range("C4").Value .PostalAddress.AddressLine1 = wsStammdaten.Range("C5").Value .PostalAddress.PostCode = wsStammdaten.Range("C6").Value .PostalAddress.City = wsStammdaten.Range("C7").Value .PostalAddress.CountryCode = wsStammdaten.Range("C8").Value End With '** Kaeufer, Positionen und Zahlungsbedingungen analog zuweisen '** (vollstaendiger Ablauf siehe Musterloesung von SmartTools) '** E-Rechnung als XML Datei speichern objInvoice.Save strFileName '** Vor dem Versand gegen die offiziellen Regeln pruefen arrInvoiceViolations = objInvoice.Validate() End Sub
Für eine ZUGFeRD Rechnung übergeben Sie der Methode Save statt eines XML Dateinamens den Pfad Ihrer zuvor erzeugten PDF Rechnung. Die Bibliothek übernimmt das Einbetten der Daten und die Umwandlung in das Archivformat automatisch. Weitere Codebeispiele zu Positionen, Validierung und Import zeigt der Artikel E-Rechnungen per VBA erzeugen.
Tipps und Kniffe aus der Praxis
Bei der Umstellung zahlreicher Rechnungsvorlagen sind uns immer wieder dieselben Stolpersteine begegnet. Mit diesen Hinweisen vermeiden Sie die häufigsten Fehler.
- Das richtige ZUGFeRD Profil wählen. Die Profile Minimum und Basic WL sind zwar gültiges ZUGFeRD, enthalten aber nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Verwenden Sie mindestens das Profil Basic, in der Praxis empfehlen wir das Profil EN 16931. Für komplexe Rechnungen mit Unterpositionen eignet sich das Profil Extended.
- Jede Rechnung vor dem Versand prüfen. Nutzen Sie die integrierte Validierung nicht nur für Eingangsrechnungen, sondern auch für Ihre eigenen Rechnungen. Eine formal fehlerhafte E-Rechnung kann vom Empfänger zurückgewiesen werden, was den Zahlungseingang verzögert.
- Das Prüfergebnis mit archivieren. Die Finanzverwaltung empfiehlt, das Ergebnis der Validierung zusammen mit der E-Rechnung aufzubewahren. So können Sie bei einer Prüfung nachweisen, dass die Rechnung zum Zeitpunkt des Versands gültig war.
- Stammdaten zentral pflegen. Legen Sie Firmenname, Anschrift, Steuernummer, Umsatzsteuer Identifikationsnummer und Bankverbindung einmalig auf einem eigenen Tabellenblatt oder im Assistenten ab. Das reduziert Tippfehler und erleichtert spätere Änderungen erheblich.
- Einheiten und Steuerschlüssel sauber hinterlegen. E-Rechnungen verwenden genormte Codes, etwa für Mengeneinheiten wie Stück oder Stunde. Hinterlegen Sie diese Codes am besten in einer Auswahlliste, statt sie in jeder Rechnung frei einzutippen.
- Käuferreferenz nicht vergessen. Öffentliche Auftraggeber und viele größere Unternehmen verlangen eine bestimmte Referenz in der Rechnung. Fehlt sie, wird die Rechnung häufig automatisch abgelehnt. Fragen Sie diese Angabe bei neuen Kunden gezielt ab.
- Nachweise direkt einbetten. Stundennachweise, Aufmaße oder Lieferscheine lassen sich als rechnungsbegleitende Unterlagen in die E-Rechnung aufnehmen. Liegen sie bereits als Tabellenblatt in Ihrer Arbeitsmappe, gibt der Assistent sie automatisch als PDF aus und bindet sie ein.
- Teilrechnungen und Schlussrechnungen früh testen. Gerade im Bauwesen und bei Planungsleistungen sind Abschlagsrechnungen und die Verrechnung in der Schlussrechnung fehleranfällig. Testen Sie diesen Ablauf mit echten Beispielen, bevor der erste Stichtag erreicht ist.
- Lizenzen richtig planen. Eine Lizenz wird für jeden Arbeitsplatz benötigt, an dem E-Rechnungen erzeugt werden. Arbeiten mehrere Mitarbeiter mit der Lösung, lohnt sich ein Blick auf die Mengenstaffel.
Aus der Praxis: E-Rechnung mit einem Klick in Excel
Wie eine Umsetzung mit der VBA Bibliothek aussehen kann, zeigt ein aktuelles Projekt von Excel-Inside Solutions. Ein Planungsbüro erstellt seine Rechnungen in einer Excel Arbeitsmappe, in der bis zu 50 Teilrechnungen und eine Schlussrechnung je Projekt verwaltet werden. Ziel war eine Lösung, bei der die Mitarbeiter nicht mit Formaten und Profilen in Berührung kommen.
Das Ergebnis ist eine eigene Bedienoberfläche direkt in der bestehenden Arbeitsmappe. Über drei Schaltflächen erzeugen die Anwender wahlweise eine XRechnung, eine ZUGFeRD Rechnung oder eine klassische PDF. Die Verrechnung der Teilrechnungen in der Schlussrechnung erfolgt automatisch, und jede E-Rechnung wird vor dem Speichern validiert. Die Pflege der E-Rechnungsformate übernimmt dabei SmartTools, sodass neue Versionen der Standards ohne Änderungen an der Arbeitsmappe unterstützt werden.
Alle Artikel zur E-Rechnung
- E-Rechnungspflicht erklärt: Zeitplan, Formate und Lösungen für Excel, Word und Access (Sie lesen diesen Artikel)
- E-Rechnung aus Excel ohne Programmierung: der SmartTools E-Rechnung Assistent 3.0
- E-Rechnungen per VBA erzeugen: die SmartTools E-Rechnung VBA-Bibliothek für Excel
- E-Rechnungen aus Word und Access erstellen
- Alle E-Rechnungslösungen im Überblick und bestellen
Ihre Vorlage fit für die E-Rechnung machen
Excel-Inside Solutions arbeitet mit SmartTools zusammen und bietet Ihnen die E-Rechnungslösungen für Excel, Word und Access an. Wenn Sie Ihre Vorlage lieber nicht selbst umstellen möchten, übernehmen wir die Einbindung für Sie, von der einfachen Rechnungsvorlage bis zur vollautomatisierten Lösung mit Teilrechnungen und Schlussrechnungen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Lag er 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 für Leistungen an inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Liegt er darunter, gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Ist eine PDF Rechnung per Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF enthält keinen strukturierten Datensatz und gilt deshalb als sonstige Rechnung. Während der Übergangsfristen ist sie mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig, danach nicht mehr. Eine ZUGFeRD Rechnung dagegen ist eine PDF mit eingebetteter XML Datei und erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Kann ich meine Rechnungen weiterhin mit Excel oder Word schreiben?
Ja. Mit dem SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel oder den VBA Bibliotheken für Excel und Word erweitern Sie Ihre bestehenden Vorlagen um die Ausgabe als ZUGFeRD oder XRechnung. Eine neue Rechnungssoftware ist dafür nicht erforderlich.
Soll ich ZUGFeRD oder XRechnung verwenden?
Für Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl, weil der Empfänger weiterhin ein lesbares Rechnungsbild erhält. XRechnung wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt. Beide Formate sind rechtlich gleichwertig, und die SmartTools Lösungen erzeugen beide.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung befreit. Sie müssen E-Rechnungen jedoch wie alle anderen Unternehmen empfangen können.
Werden meine Rechnungsdaten ins Internet übertragen?
Nein. Die SmartTools Lösungen arbeiten vollständig lokal auf Ihrem Rechner. Auch die Validierung erfolgt offline, Ihre Rechnungen werden also nicht auf fremde Server hochgeladen.
Brauche ich Programmierkenntnisse?
Für den SmartTools E-Rechnung Assistenten für Excel nicht, er wird vollständig über einen Dialog bedient. Für die VBA Bibliotheken sind VBA Kenntnisse erforderlich. Alternativ übernimmt Excel-Inside Solutions die Einbindung in Ihre Vorlage.
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