Die neue COPILOT-Funktion in Excel: Revolution oder Spielerei?

Ein Praxistest aus VBA-Entwickler-Sicht

Seit August 2025 wirbelt eine neue Excel-Funktion die Tabellenkalkulations-Welt durcheinander: Die COPILOT-Funktion. Doch was kann sie wirklich? Wo liegen ihre Grenzen? Und vor allem: Wann ist klassisches VBA immer noch die bessere Wahl? Als langjährige VBA-Spezialisten haben wir die neue Funktion auf Herz und Nieren geprüft.

Was ist die COPILOT-Funktion überhaupt?

Die COPILOT-Funktion ist Microsofts neuester Coup: Erstmals lässt sich ein KI-Sprachmodell direkt aus einer Excel-Zelle aufrufen. Anders als der bereits bekannte Copilot-Chatassistent, der seit 2023 über ein Seitenfenster verfügbar ist, arbeitet die neue Funktion direkt im Raster – wie SUMME oder SVERWEIS.

Die Syntax ist denkbar einfach: =COPILOT("Ihre Anweisung", Zellbereich)

Der entscheidende Unterschied zu klassischen Funktionen

Während SVERWEIS nur vorhandene Daten nachschlägt, kann COPILOT eigenständig Inhalte generieren. Ein Beispiel: Sie haben eine Länderliste und möchten die Hauptstädte ergänzen. Mit COPILOT geht das so:

Die KI erkennt "Deutschland" und gibt "Berlin" zurück – ohne dass diese Information irgendwo in Ihrer Arbeitsmappe stehen muss.

Die technischen Fakten: Was Sie wissen müssen

Voraussetzungen für die Nutzung

Die COPILOT-Funktion steht nicht jedem zur Verfügung. Sie benötigen:

1. Eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz (ca. 28,10 € pro Benutzer/Monat für Geschäftskunden, 22 € für Privatpersonen)
2. Beta-Kanal-Zugang über das Microsoft Insider-Programm
3. Excel Version 2509 (Build 19212.20000) oder höher für Windows
4. Excel Version 16.101 (Build 25081334) oder höher für Mac
5. Eine aktive Internetverbindung (die KI läuft in der Azure-Cloud)

Limitierungen, die Sie kennen sollten

Microsoft hat der Funktion klare Grenzen gesetzt:

• 100 Aufrufe alle 10 Minuten (300 pro Stunde)
• Keine Internetdaten: Die Funktion arbeitet nur mit Daten aus Ihrer Arbeitsmappe
• Keine Unternehmensdaten: Kein Zugriff auf SharePoint, Teams-Chats oder andere Microsoft 365-Inhalte
• Nicht in vertraulichen Arbeitsmappen: Bei Dateien mit "Vertraulich" oder "Streng vertraulich" ist die Funktion deaktiviert

Praxistest: 5 Szenarien im Härtetest

Wir haben die COPILOT-Funktion in realen Geschäftsszenarien getestet. Hier sind unsere Ergebnisse:

1. Kundenfeedback analysieren - Funktioniert gut

Aufgabe: 150 Kundenbewertungen nach Stimmung klassifizieren (Positiv, Neutral, Negativ)

Formel: =COPILOT("Bewerte die Stimmung: Positiv, Neutral oder Negativ", B2:B151)

Ergebnis: Die KI lieferte in 92% der Fälle korrekte Klassifizierungen. Besonders beeindruckend: Sie erkannte auch Ironie und implizite Kritik.

VBA-Alternative: Mit VBA müssten Sie ein komplexes Wörterbuch mit Schlüsselwörtern pflegen. COPILOT ist hier deutlich überlegen.

2. Produktkategorien automatisch zuweisen - Funktioniert solide

Aufgabe: 500 Produktnamen in Kategorien einordnen (z.B. "Bürostuhl Premium XL" → "Büromöbel")

Formel: =COPILOT("Ordne dieses Produkt einer dieser Kategorien zu: Büromöbel, Elektronik, Verbrauchsmaterial", A2:A501)

Ergebnis: 85% Trefferquote. Bei unklaren Produktnamen gab es Fehlzuordnungen.

Praxistipp: Klare Kategorievorgaben im Prompt verbessern die Genauigkeit erheblich.

3. Lange Texte zusammenfassen - Sehr hilfreich

Aufgabe: 50 Projektbeschreibungen (jeweils 200-300 Wörter) auf einen Satz reduzieren

Formel: =COPILOT("Fasse diesen Text in maximal 10 Wörtern zusammen", C2:C51)

Ergebnis: Hervorragend! Die Zusammenfassungen waren präzise und erfassten die Kernaussagen.

VBA-Alternative: Praktisch unmöglich ohne aufwändige NLP-Bibliotheken.

4. Finanzkennzahlen berechnen - NICHT empfohlen

Aufgabe: EBIT-Marge aus Umsatz und Kosten berechnen

Formel: =COPILOT("Berechne die EBIT-Marge in Prozent", B2:D2)

Ergebnis: Katastrophal! Die Ergebnisse wichen um 5-15% von den korrekten Werten ab.

Microsofts offizielle Warnung: "Verwenden Sie native Excel-Formeln für jede Aufgabe, die Genauigkeit oder Reproduzierbarkeit erfordert."

VBA/Excel-Alternative: =(B2-C2)/B2*100

Fazit: Für Berechnungen ist COPILOT ungeeignet. Hier haben klassische Formeln und VBA einen klaren Vorteil.

5. ISO-Ländercodes ergänzen - Perfekt für Referenzdaten

Aufgabe: Zu 30 Ländernamen die ISO-Codes ergänzen

Formel: =COPILOT("Gib mir den ISO 3166-1 Alpha-2 Code", A2:A31)

Ergebnis: 100% korrekt! Deutschland → DE, Österreich → AT usw.

VBA-Alternative: Sie müssten eine Nachschlagetabelle pflegen oder eine API anzapfen. COPILOT ist hier schneller und wartungsfreier.

Wo VBA weiterhin überlegen ist

Nach unserem ausführlichen Test ist klar: Die COPILOT-Funktion ist kein VBA-Ersatz, sondern eine Ergänzung. VBA bleibt in folgenden Szenarien unverzichtbar:

1. Präzise Berechnungen

VBA garantiert 100% Reproduzierbarkeit. COPILOT kann bei identischem Input unterschiedliche Ergebnisse liefern.

' VBA: Immer exakt Function 
BerechneEBIT(Umsatz As Double, Kosten As Double) As Double
BerechneEBIT = ((Umsatz - Kosten) / Umsatz) * 100 
End Function

2. Komplexe Ablaufsteuerung

Wenn-Dann-Logik, Schleifen, Fehlerbehandlung – VBA ist für strukturierte Prozesse gemacht.

' VBA: Strukturierte Logik 
For Each cell In Range("A2:A100")
If cell.Value > 1000 Then 
cell.Offset(0, 1).Value = "Großkunde" 
ElseIf cell.Value > 500 Then cell.Offset(0, 1).Value = "Mittelkunde" 
Else cell.Offset(0, 1).Value = "Kleinkunde" 
End If 
Next cell

3. Performance bei großen Datenmengen

COPILOT ist auf 100 Aufrufe/10 Minuten limitiert. VBA verarbeitet Millionen Zeilen ohne Einschränkung.

4. Offline-Nutzung

VBA funktioniert auch ohne Internet. COPILOT benötigt zwingend eine Cloud-Verbindung.

5. Datenschutz-kritische Szenarien

Bei sensiblen Daten sollten Sie VBA verwenden – die Daten verlassen nie Ihren Computer.

Die optimale Strategie: Hybrid-Lösungen

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie beide Technologien dort, wo sie ihre Stärken ausspielen.

Beispiel: Intelligente Rechnungsprüfung

Sub PruefeRechnung() 
If Range("B2").Value > 10000 And Range("A2").Value = "Eingangsrechnung" Then 
MsgBox "Freigabe erforderlich!" 
End If 
End Sub

Kostenanalyse: Lohnt sich die Copilot-Lizenz?

Die harten Fakten

Geschäftskunden: 28,10 € pro Benutzer/Monat = 337,20 € pro Jahr
Privatkunden: 22 € pro Monat = 264 € pro Jahr

Break-Even-Rechnung

Annahme: Ihr Stundensatz beträgt 60 €

Um die Investition zu rechtfertigen, müssen Sie pro Jahr 5,6 Stunden (Geschäftskunden) bzw. 4,4 Stunden (Privatkunden) einsparen.

Pro Monat: Gerade einmal 28 bzw. 22 Minuten Zeitersparnis!

Wann sich die Lizenz lohnt

Ja, wenn Sie...

• Regelmäßig Texte klassifizieren oder zusammenfassen
• Mit unstrukturierten Daten arbeiten (Kundenfeedback, E-Mails)
• Häufig Daten anreichern (Hauptstädte, Kategorien, Übersetzungen)
• Schnelle Prototypen benötigen

Nein, wenn Sie...

• Hauptsächlich Berechnungen durchführen
• Mit sensiblen Daten arbeiten
• Offline arbeiten müssen
• Bereits solide VBA-Lösungen haben

Sieben Praxistipps für bessere COPILOT-Ergebnisse

1. Seien Sie präzise

Schlecht: =COPILOT("Kategorisiere", A2) 
Gut: =COPILOT("Ordne zu: Neu, Bestand, Inactive", A2)

2. Nutzen Sie Beispiele 

=COPILOT("Klassifiziere wie: 'sehr gut'=5, 'gut'=4, 'ok'=3", A2:A50)

3. Geben Sie Ausgabeformat vor

=COPILOT("Antworte nur mit JA oder NEIN", B2)

4. Kombinieren Sie mit Excel-Formeln

5. Testen Sie mit kleinen Bereichen

Starten Sie mit 10-20 Zeilen, bevor Sie 1.000 Zeilen verarbeiten.

6. Kopieren Sie Ergebnisse als Werte

Nach der Berechnung: Kopieren → Als Werte einfügen (Strg+Shift+V) So vermeiden Sie erneute API-Aufrufe.

7. Dokumentieren Sie erfolgreiche Prompts

Legen Sie eine Prompt-Bibliothek an – wie eine VBA-Code-Sammlung.

Sicherheit und Datenschutz: Was Sie wissen müssen

Microsoft versichert: 

• Ihre Prompts und Daten werden NICHT zum Training verwendet
• Enterprise-Datenschutz greift bei Geschäftskonten 
• EU Data Boundary: Daten von EU-Kunden bleiben in der EU

ABER: Die Daten werden in der Azure-Cloud verarbeitet. Bei hochsensiblen Informationen sollten Sie VBA bevorzugen.

Alternative KI-Ansätze: Python in Excel

Seit 2024 bietet Microsoft auch Python in Excel an. Ein Vergleich:

Roadmap: Was kommt als Nächstes?

Microsoft plant laut Ankündigung:

• Bessere Datums-Unterstützung (aktuell problematisch)
• Reduzierung der Rate-Limits
• Integration von Unternehmensdaten (SharePoint, Teams)
• Verbesserte Mehrsprachigkeit (aktuell funktioniert Englisch am besten)

Unser Fazit: Revolution mit Sternchen

Nach mehreren Wochen intensivem Praxistest lautet unser Urteil:

⭐⭐⭐⭐☆ (4 von 5 Sternen)

Das Gute:

• Genial für Textverarbeitung und Klassifizierung
• Intuitive Bedienung ohne Programmierkenntnisse
• Zeitersparnis bei unstrukturierten Daten
• Perfekt für Prototyping

Das Problematische:

• Ungeeignet für präzise Berechnungen
• Teuer (337 € pro Jahr für Geschäftskunden)
• Nur online nutzbar
• Beta-Status mit gelegentlichen Fehlern

Unsere Empfehlung: Die COPILOT-Funktion ist eine wertvolle Ergänzung, aber kein Ersatz für VBA. Power-User sollten beide Technologien beherrschen und situativ einsetzen.

Checkliste: Wann welche Technologie?

Nutzen Sie COPILOT für:

• Sentiment-Analysen
•  Text-Klassifizierung
•  Zusammenfassungen
•  Daten-Anreicherung (Hauptstädte, Codes, Kategorien)
•  Übersetzungen
•  Schnelle Prototypen

Nutzen Sie VBA für:

•  Präzise Berechnungen
•  Komplexe Ablaufsteuerung
•  Performance-kritische Operationen
•  Offline-Szenarien
•  Sensible Daten
•  Benutzeroberflächen (UserForms)

Häufige Fragen (FAQ)

Q: Kann ich COPILOT in bestehende VBA-Makros integrieren?
A: Nein, COPILOT ist ausschließlich als Tabellenfunktion verfügbar. Sie können aber die Ergebnisse per VBA weiterver arbeiten.

Q: Funktioniert COPILOT auf Mac?
A: Ja, ab Version 16.101 (Build 25081334) im Beta-Kanal.

Q: Kann ich eigene KI-Modelle trainieren?
A: Nein, Sie nutzen Microsofts GPT-Modell. Für Custom-KI benötigen Sie Azure AI Services.

Q: Werden meine Daten zum Training verwendet?
A: Nein, Microsoft versichert, dass Prompts und Kontextdaten nicht fürs Training genutzt werden.

Q: Kann ich die 100-Aufrufe-Grenze erhöhen?
A: Derzeit nicht. Microsoft plant aber, die Limits langfristig zu lockern.

Zusammenfassung: Die 5 wichtigsten Erkenntnisse

1. COPILOT revolutioniert Textverarbeitung in Excel – aber nicht Berechnungen
2. VBA bleibt unverzichtbar für präzise, strukturierte Aufgaben
3. Die Lizenz amortisiert sich schnell – wenn Sie die richtigen Anwendungsfälle haben
4. Hybrid-Ansätze sind die Zukunft: COPILOT + VBA + klassische Formeln
5. Datenschutz beachten: Bei sensiblen Daten VBA bevorzugen

Weiterführende Ressourcen

• Microsoft Copilot Dokumentation: support.microsoft.com
• Excel-Inside VBA-Tutorials: Kostenlose VBA-Codes
• Auftrags programmierung: Kontaktieren Sie uns

Ihr Excel-Inside Solutions Team

Haben Sie Fragen zur COPILOT-Funktion oder benötigen Sie Unterstützung bei der Integration in Ihre bestehenden VBA-Lösungen? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne!