Google Tabellen: eine gleichwertige Alternative zu Excel?

Geht es um die gemeinsame Bearbeitung einer Tabelle durch mehrere Personen, so stellt sich oft die Herausforderung des Überblicks. Bei dezentraler Projektarbeit ist selten ein Beteiligter präsent, die Mitarbeit erfolgt von zu Hause aus. Zwar gibt es die Möglichkeit, zu diesem Zwecke Netzwerke einzurichten, doch sind diese oft mit hohen Kosten verbunden. Abhilfe verspricht die Cloud-basierte Lösung Google Tabellen. Das fortlaufende Speichern in Google-Drive sowie die problemlose Versions-Wiederherstellung versprechen eine reibungslose Zusammenarbeit. Dies wirft die Frage auf, in welchen Punkten Google Tabellen bereits mit dem Marktführer Excel mithalten kann und wo die Tabellenkalkulation noch ausbaufähig ist.

Bereits im Jahr 2013 lief ein umfangreicher Test mit der Casinodatenbank des Portals www.spielbank.com.de. Die Standard Versionen von Excel waren für die dezentrale Organisationen nicht zu gebrauchen, denn verschiedene Arbeitsschritte hätten ein ständigs Hin- und Herschicken der Tabellen erfordert. Mit dem nicht zu unterschätzenden Risiko, dass einige Zulieferer an veralteten Versionen arbeiten.

Zur Durchführung des Projekts mussten Stati in die entsprechenden Zeilen geschrieben werden, wie z.B. recherchiert, übersetzt, platziert oder Kommentare bei Problemen, die vom Projektmanager gelöst werden müssen.

Als besonders umfangreiches Tabellenkalkulationsprogramm meistert Excel sämtliche Herausforderungen von simpler Berechnung bis zu ausgeklügelten Formeln, Analysen und grafischer Ausgabe. Excel ist Bestandteil des Microsoft-Office-Pakets und in der Regel kostenpflichtig. In den Paketen von OpenOffice und LibreOffice finden sich kostenlos verfügbare Alternativen. Eine wichtige Alternative bietet Google in seinem Cloud-Service Drive mit der Anwendung Google Tabellen. Als ausgereiftes Produkt bietet Google Tabellen nicht nur Anfängern sondern auch Fortgeschrittenen viele wirkmächtige Werkzeuge der Tabellenkalkulation. Darüber hinaus verfügt Google Tabellen über die Integration von Google Analytics, womit es sich besonders für die Analyse von Webseiten eignet. Komfort-Vorteile finden sich in der Cloud-Präsenz, die Google Tabellen durch ständiges automatisches Speichern auch bei gleichzeitiger Bearbeitung durch mehrere Nutzer komfortabel macht. Professionelle Excel-Anwender werden jedoch den mächtigen Funktionsumfang des Marktführers vermissen.

Das größte Problem beim Umstieg von Excel zu Google Tabellen ist der User selbst. Der Windows Explorer wird in google durch das Drive ersetzt, das von der Navigation her zwar große Ähnlichkeiten mit dem Drive aufweist, aber dennoch etwas Eingewöhnungszeit benötigt. Es ist bei der Annahme der Drive Lösung ein Altersgefälle zu beobachten. Ja älter die Mitarbeiter sind, desto schwieriger fällt der Umstieg. Das könnte auch am Umfeld der Zulieferer liegen: je älter die Mitarbeiter, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Freunde und Bekannte google Lösungen für Büroarbeiten nutzen. Die Akzeptanz der Lösungen ist bei jüngeren Nutzern ausgeprägter.

Geht es primär darum, gemeinsam mit anderen Mitarbeitern zuverlässig an einem Dokument zu arbeiten, so stellt Google Tabellen eine große Erleichterung dar. Es verfügt über viele Optionen, um Mitarbeitern Zugriff und Bearbeitungsmöglichkeiten zu bieten, Projektpläne zu verwalten und alle Beteiligten auf aktuellem Stand zu halten. Dies funktioniert unabhängig vom Betriebssystem. Anwender von Windows Mac OSX und Linux können gleichermaßen von den Möglichkeiten profitieren. Auch mobiler Zugriff und Bearbeitung von unterwegs ist über Tablet und Smartphone problemlos möglich.

Ein Links zum zu bearbeitenden Dokument genügt, um anderen Mitarbeitern oder Externen Zugriffsrechte oder Bearbeitungsrechte einzuräumen. Beim Versenden des Links lassen sich Art und Umfang der Rechte mit wenigen Klicks festlegen. Ebenso können Mitarbeiter direkt zu den Tabellen hinzugefügt werden, so anschließend die Rechte verwaltet werden.

Im Bearbeitungsprozess lässt sich jederzeit einsehen, wer gerade am Dokument beschäftigt ist. Gespeichert wird automatisch in der Cloud von Google Drive. Auf diese Weise hat jeder Beteiligte stets ein aktuelles Dokument vorliegen. Der oft aufwändige Zugriff auf eine lokale Excel-Tabelle sowie das damit verbundene stündige Hin- und Herschicken entfallen.

Abhilfe kann hier natürlich die Office365 Lösung von Microsoft schaffen.

Wer von Excel auf Google Tabellen umsteigt, wird sich problemlos zurechtfinden. Die meisten aus Excel bekannten Formeln lassen sich direkt übernehmen. Hierbei sind manche Funktionen und Optionen anders angeordnet oder sie befinden sich an anderer Stelle. Geht es etwa um die Formatierung von Zellinhalten, so wird dies in der Navigations-Bar getan und nicht etwa per Rechtsklick. Bestimmte Optionen wie etwa die Identifikation von Duplikaten fehlen bislang in der Grundversion. Diese lassen sich natürlich auf in google docs mit einer kleinen Formel errechnen.

Ein großer Vorteil bei gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten ist die Tatsache, dass jeder Beteiligte stets auf neuestem Stand ist. Die Funktionalität steht jedem Benutzer zur Verfügung und neue Updates betreffen sämtliche Benutzer. Somit wird vermieden, dass alle vier bis fünf Jahre eine neue Version erworben werden muss. Die Nutzung ist zudem kostenlos, sodass das Investment in neue Versionen oder jährliche Beiträge entfallen. Nicht nur funktionieren Google Tabellen lizenzfrei auf sämtlichen Betriebssystemen und Endgeräten, es ist sogar möglich, die Tabellen ohne Internetverbindung weiterzuverwenden. Hier finden Sie Lösungen rund um das Thema Altium Designer 2019

An seine Grenzen gelangt der Online-Anbieter im Hinblick auf die Arbeit mit größeren Tabellen und Grafikoptionen. Geht es um die Arbeit an umfangreichen und komplex aufgebauten Tabellen, so kann der Online-Dienst an seine Grenzen stoßen. Excel profitiert hier von einer besseren Speicherplatzverwaltung. Aber auch dieses Programm hat seine Grenzen und erfordert bei mehreren Hunderttausend Reihen eher eine ausgewachsene Datenanalyse-Software.

Hinsichtlich grafischer Optionen ist Excel ebenfalls noch überlegen. Google Tabellen erweitert seine Möglichkeiten der grafischen Darstellung stets, doch ist Excel hinsichtlich Visualisierung von Daten der Alternative noch voraus. Dies betrifft sowohl die Art der Datenausgabe, beispielsweise als Balken-, Säulen- oder Kuchendiagramme als auch die internen Gestaltungsmöglichkeiten in der Diagrammart.

Zudem ist die Rechtschreibprüfung innerhalb von Google Tabellen weniger durchdacht als die in den Programmen von Microsoft Office. So erkennen Anwendungen wie Google Docs und Google Tabellen einige deutsche Wörter nicht oder sie greifen auf den englischsprachigen Wortschatz zurück.

Google Tabellen entwickelt sich zunehmend zu einer wirkmächtigen Alternative zu Excel. Im Hinblick auf die Zusammenarbeit mehrerer Projektmitarbeiter an einfachen Tabellen ist der Online-Anbieter eine komfortable Lösung. Einige wertvolle Funktionalitäten von Excel fehlen in Google Tabellen noch, darunter die Erstellung von Makros oder viele grafische Darstellungsoptionen. Google Tabellen verfügt allerdings über zahlreiche Möglichkeiten, die Anwendung aufzurüsten. Insbesondere Add-ons von Drittanbietern sorgen für eine Erweiterung des Funktionsinhalts. Ebenso sorgen die Entwickler für regelmäßige Updates, bei denen oftmals bisher fehlende Funktionen ergänzt werden.

Tests mit unserer Datenbank sind sehr positiv gelaufen. Allerdings gibt es vor allem bei älteren Mitarbeitern Akzeptanzprobleme. Microsoft ist mit Office365 jedoch wieder in die Offensive gegangen und löst mit der Officecloud genau diese Probleme.