Buchhaltung leicht gemacht!

Es gibt Menschen, denen graut es vor der Buchhaltung. Für sie scheint dieses Thema ein Buch mit sieben Siegeln zu sein. Andere hingegen können sich keinen schöneren Beruf als den des Buchhalters vorstellen. Sie lieben es, mit Zahlen zu jonglieren, T-Konten aufzustellen und kennen sich mit der unterschiedlichen Buchhaltungssoftware aus. Wer vom Fach ist und die Buchhaltung liebt, hat manchmal kein Auge für jene, denen es davor graut. Jedoch kann Buchhaltung auch ganz einfach sein!

Rechnungen erstellen

Die meistgenutzte Office-Software der verschiedenen Unternehmen ist nach wie vor MS Office. Dies liegt mitunter daran, dass diese Software fast automatisch auf den Microsoft-Geräten verfügbar ist. Rechnungsvorlagen mit Microsoft Word zu erstellen, kann auf den ersten Blick etwas irritierend sein. Da sich diese Vorlagen jedoch immer wieder benutzen lassen, mit den unterschiedlichen Kunden entsprechenden Daten, kann sich der Schritt-für-Schritt-Weg durch diesen auf den ersten Blick scheinenden schweren Dschungel lohnen. Immerhin sparen Rechnungsvorlagen Zeit und halten das Corporate Design ein. Kleinere Unternehmen oder Einmannunternehmen können sich jedoch auch jederzeit an Unternehmen wenden, die Spezialisten auf dem Gebiet des kreativen Kommunikationsdesigns, Office-Vorlagen, PDF-Formularen und der Digitalisierung sind.

Rechnungsvorlagen aus rechtlichen Gründen

Zwar gibt es viele verschiedene Möglichkeiten und Gründe, aus denen ein Unternehmen gegründet wird, um jedoch Kunden zur Zahlung aufzufordern, gibt es nur einen standardkonformen Weg. Um den Kunden als Auftraggeber die entsprechenden Zahlungsinformationen zukommen zu lassen, ist die Rechnungsvorlage der beste Weg. Damit das Finanzamt die Rechnung am Ende auch anerkennt, muss die Rechnung wichtige Merkmale aufweisen. Eine Rechnungsvorlage dient auch dazu, den Weg der Rechnungserstellung zu vereinfachen. Welche Software dafür genutzt wird, entscheiden Geschäftsführer allerdings selbst. Am besten fällt die Wahl auf die Software, die am liebsten genutzt wird. Dieser wird dann die Rechnungsvorlage angepasst. Dabei handelt es sich bei einer Rechnungsvorlage um eine Beispielrechnung, die an den entsprechenden Stellen Platzhalter für die passenden Beträge aufweist.

Aussehen einer professionellen Rechnungsvorlage

Professionelle Musterrechnungen weisen als wichtigsten Aspekt die Übersichtlichkeit auf. Da diese den Kunden alle wichtigen Informationen übermitteln muss. Als weiteres wichtiges Merkmal sollte die Rechnung inhaltlich vollständig sein, da Verstöße gegenüber dem Finanzamt schnell zum Problem werden können. Ein größeres Vergehen gegen die vorgeschriebenen Formalitäten kann den Vorsteuerabzug gefährden. Damit dies nicht passiert, sollten der Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes eingehalten werden. In diesem Paragrafen sind alle Pflichtangaben einer Rechnung festgehalten.

Rechnungsvorlagen erstellen

Um alle notwendigen Angaben in der Rechnungsvorlage abzuspeichern, kann die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung eingehalten werden.:

• Eine Rechnungsvorlage aus dem Internet heraussuchen und diese als Vorlage nutzen.
• Oben links die Firmenadressdaten eintragen.
• Direkt darunter folgen die Adressinformationen des Kunden.
• Auf der rechten Seite gibt es einen Platzhalter für die Adressinformationen und weiterer Kontaktangaben, wozu die Telefonnummer und E-Mail-Adresse zählt.
• Anschließend folgt im Betreff der frei wählbare Wortlaut der Rechnung. Hier kann auch die Rechnungsnummer eingetragen werden.
• Direkt unter dem Betreff folgen drei Platzhalter für die Rechnungsnummer, Kundennummer und das Rechnungsdatum. Das aktuelle Datum sollte stets eingetragen sein.
• Die nächste Zeile ist für den Kopftext vorgesehen, in der die Kunden direkt angesprochen werden. Gerne kann sich an dieser Stelle für den Einkauf oder die Beanspruchung der Dienste bedankt werden.
• Anschließend werden in einer Tabelle alle Kosten mit der entsprechenden Dienstleistung aufgeführt. Dabei entspricht jede Zeile einem Kostenpunkt.
• Unter der Tabelle wird die fällige Gesamtsumme ohne Umsatzsteuer sowie der Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer angegeben.
• Danach folgt erneut die Möglichkeit, in dem Textbereich weitere Informationen für den Kunden einzufügen. Typischerweise folgt hier das Datum, bis wann die fälligen Kosten bezahlt werden sollen.
• Als letzter Bestandteil der Rechnungsvorlage folgt der Fußtext mit der erneuten Kontaktinformation sowie den Kontodaten. In dieser Reihe ist auch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Pflicht. Sofern das Unternehmen nicht der Kleinunternehmerreglung obliegt. Im Falle eines Kleinunternehmens wird darauf hingewiesen, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf.
• Anschließend kann die Rechnungsvorlage abgespeichert werden. Am besten als PDF-Datei.